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CAJA CHICA

Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques. Son fondos fijos que se tienen en una empresa con la finalidad de pagar o cubrir gastos menores.

CREACIÓN DE LA CAJA CHICA (UNIDAD EJECUTORA)

RESPONSABLE

ACCIÓN

UNIDAD SOLICITANTE 1. Envía por medio de un memorando, solicitud de apertura de caja chica al ejecutor.

EJECUTOR 2. Recibe memo, verifica la solicitud y determina la conveniencia de la creación del mismo.

3. Si procede la solicitud, envía memorando al administrador de la unidad notificando la aprobación de la misma. Caso contrario se envía memorando a la unidad solicitante notificando la causa del rechazo de la solicitud.

UNIDAD EJECUTORA

(ADMINISTRADOR) 4. Recibe memorando y emite cheque por el monto de la creación de caja chica.

5. Cobra cheque.

6. Prepara memo de apertura de la caja chica.

7. Entrega memorando y efectivo al departamento de tesorería (caja).

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

(CAJA) 8. Recibe memorando y efectivo, registra por medio del sistema el monto de la apertura de la caja chica de la unidad solicitante.

9. Archiva memorando.

ARQUEO DE CAJA CHICA

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

REPOSICIÓN

Para la reposición de fondos fijos de caja chica, se deberá observar los seguir los siguientes procedimientos:

a) El responsable del manejo del fondo, con la finalidad de cubrir los requerimientos en forma oportuna, podrá solicitar la reposición, cuando su ejecución haya alcanzado un nivel mínimo equivalente al 70 % del fondo asignado.

b) Para la reposición correspondiente, el responsable deberá registrar la relación de gastos efectuados,

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