FENOLOGIA Y HOJA DE RUTA DE LABORES

HOJA DE RUTA

DEFINICIÓN

Es un documento diseñado para efectuar el seguimiento evaluación y control de las diferentes operaciones o procedimientos (ingresos, contratos, ventas, pago de facturas, producción, etc.,), realizadas en una o varias dependencias, relacionando las áreas y los funcionarios participantes, el tiempo del trámite respectivo y las recomendaciones y observaciones realizadas al mismo.

OBJETIVOS

El establecimiento de la Hoja de Ruta se propone los siguientes objetivos:

• Identificar los trámites de cada operación.

• Indicar las funciones de los empleados relativas a determinadas operaciones.

• Establecer las responsabilidades de los funcionarios frente a una actividad.

• Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer el tiempo total en proceso. Ejemplo: Cuánto tiempo se gasta en el trámite de una cuenta desde el momento en que es presentado por el interesado hasta el giro y entrega de la misma.

• Servir de base para establecer controles como la segregación funcional y el establecimiento de responsabilidades para cada empleado que participe en los procedimientos.

LA HOJA DE RUTA E INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO

HOJA DE RUTA (1)

(2) PROCEDIMIENTO (3) CÓDIGO (4) FECHA INICIAL____________________

(5) FECHA FINAL _____________________

(6) DOCUMENTO BÁSICO No. ___________

TRAMITE (12)MEDICIÓN TRAMITE

(7) ACTIVIDAD (8) DEPENDENCIA (10)

INGRESO/RETIRO TIEMPO REAL TIEMPO NORMAL DEPENDENCIA

PASO DESCRIPCION CÓDIGO CARGO

(9) FECHA

(MM/DD) HORA

(HH/MM) (11)

FIRMA DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DIA/HORA DIA/HORA DIA/HORA (13)

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

NOTA: QUIEN ENTREGA COLOCA LA FIRMA Y QUIEN RECIBE FIRMA.

(15) EVISADO POR: __________________________________________

(16) APROBADO POR: _________________________________________

(17) V.B. RESPONSABLE: ______________________________________

1. Número: Coloque el número consecutivo de las diferentes hojas de ruta.

2. Procedimiento: Señale el nombre del procedimiento.

3. Código: Señale el código o número de identificación del respectivo procedimiento.

4. Fecha de Iniciación: Indique el día, mes y año en el cual se inicia el procedimiento.

5. Fecha de Terminación: Indique el día, mes y año en el cual se termina el procedimiento.

6. Documento básico número: Señale el documento básico con su número. Ejemplo: Comprobante de caja No. 0001; factura comercial No. 0233.

7. Actividad: Describa la acción que realiza en el trámite respectivo. (Paso del procedimiento). Con la implantación de los nuevos procedimientos se imprimirán hojas de ruta con el procedimiento incluido.

8. Dependencia: Relaciona el número que corresponda de acuerdo con la codificación interna.

9. Cargo: Indique el cargo del funcionario principal que efectúa la operación.

10. Ingreso/retiro: Anote el día, mes y hora en que se recibe y/o retira el documento base del proceso con la hoja de ruta.

11. Firma del funcionario responsable: Se anota como garantía que la labor y los registros corresponden a las anotaciones hechas.

12. Medición del Trámite: Este campo ser diligenciado por la oficina asignada para tal fin, anotando el tiempo real (días y horas) frente a los tiempos normales previamente determinando cuanto dura cada actividad y la operación total.

13. Observaciones y Recomendaciones: Se indican las observaciones que el funcionario considere necesarias. Ejemplo: Las explicaciones al procedimiento por sus demoras, devoluciones, señalando las causas y formulando las recomendaciones para hacer más ágil y eficiente la tramitación.

14. Total: Este campo será diligenciado a nivel interno, por la oficina asignada para tal fin (Oficina de Organización y Métodos), a nivel externo por los organismos de planeación y control. Se anotará la sumatoria de los tiempos de tramitación.

15. Revisado por: Muestra la firma del funcionario que aprueba el contenido y diligenciamiento del procedimiento que refleja en la hoja de ruta.

16. Aprobado por: Muestra la firma del funcionario que aprueba el contenido y diligenciamiento del procedimiento que refleja en la hoja de ruta.

17. Responsabilidad: La responsabilidad del trámite de la hoja de ruta es del jefe de la oficina donde se inicia el proceso, quien debe dar las instrucciones para el adecuado uso de la misma. El jefe de la dependencia donde finaliza el trámite o procedimiento estará a cargo de remitir la hoja de ruta a la dependencia que sea asignada.

CONTENIDO, DISEÑO E IMPLEMENTACION

Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las áreas y operaciones respectivas se procederá a elaborar los manuales de funciones los cuales tendrán como base principal los formatos únicos donde en las columnas de responsabilidad y cargo se trasladan a el respectivo manual de funciones el cual a continuación se define y se indica su contenido.

DEFINICIÓN DEL MANUAL FUNCIONES

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.

CONTENIDO DEL MANUAL DE FUNCIONES

CARGO __________________________ CÓDIGO ________________________________ GRADO _______________

UBICACIÓN DEL CARGO___________ DIVISIÓN _______________________________ SECCIÓN _______________

UNIDAD _________________________ O CLASIFICACIÓN POR PLANTA MOVIBLE__________________________

SALARIO BÁSICO _________________ PRESTACIONES BÀSICAS________________________________________

PERFIL________________________________________________________________________________________

REQUISITOS______________________ ESTUDIO- HOMOLOGACIONES Y/O EXPERIENCIA____________________

ANTECEDENTES___________________ (INTERNO Y EXTERNO)___________________________________________

FUNCIONES BÁSICAS (BASADO EN PROCEDIMIENTO)_________________________________________________

FUNCIONES ADICIONALES PERMANENTES O TEMPORALES______________________________________________

RESPONSABILIDADES____________________________________________________________________________

OBLIGACIONES Y DEBERES (RENDIMIENTO Y ELEMENTOS)_____________________________________________

DERECHOS_______________________ (DE CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN)

DEBERES

FECHA DE ELABORACIÓN ________________ EVALUACIONES 1ª__________________ 2ª____________________

APROBACIÓN POR EL JEFE JERÁRQUICO____________________________________________________________

FIRMA DEL EMPLEADO EN SEÑAL DE CONOCIMIENTO Y ACUERDO_______________________________________

OBSERVACIONES

___________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________

EJEMPLO DE LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. PROCEDIMIENTO : Liquidación de Avances de Cesantías.

2. OBJETIVOS : Conceder al trabajador anticipos de cesantías con el fin de atender sus necesidades de vivienda.

3. BASE LEGAL :

• Decreto Ley 3118 de 1968.

• Decreto Ley 1045 de 1978.

• Ley 200 de 1995 por la cual se adopta el Código Disciplinario Único

• Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

4. MEDIDAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL :

• El avance de cesantías se concede únicamente para vivienda.

• Trámite del formulario para el Fondo Nacional del Ahorro (F.N.A.), del avance de cesantías.

• Formulario de Avance de Cesantía.

5. INFORMES : Valor de Cesantías Liquidadas, número de empleados, costo por oficinas. etc.

6. DOCUMENTOS Y FORMATOS :

• Formulario de Avance de Cesantía.

• Oficio de solicitud de avance de cesantías.

FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

FECHA DEL LEVANTAMIENTO: PAGINA No. 1/1 CÓDIGO No.:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de Avances de Cesantías.

PASO No. FUNCIONARIO RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN FORMATO

1. Funcionario Interesado Remite oficio de solicitud de avance de cesantía.

(ver procedimiento : Correspondencia ).> Oficio de solicitud de avance de cesantía.

2. Profesional Especializado División Recursos Humanos Llena el formulario de avance de cesantía (0-2), confrontando con la hoja de vida del funcionario. Avance de cesantía.

3.

3.a.

3.b. Jefe de División División Recursos Humanos P.C. Revisa y determina.

Continuar procedimiento cuando el formulario esta diligenciado correctamente. (sigue paso 4). Devolver formulario y hoja de vida al profesional especializado indicando los errores

(vuelve paso 2).

4. Profesional Especializado División Recursos Humanos Remite a Presupuesto.

(ver procedimiento : Correspondencia ).

5. Profesional Especializado

(Tesorero) División Presupuesto Revisa y firma el formulariode avance de cesantías.

6. Profesional Especializado Presupuesto (Tesorería) Devuelve a Recursos Humanos.

(ver procedimiento : Correspondencia - ).

7. Profesional Especializado División Recursos Humanos Guarda en el archivador la hoja de vida.

8. Profesional Especializado División Recursos Humanos Llama al funcionario para entregarle el formulario.

9. Funcionario Interesado Lleva el formulario de avance de cesantías (0-2) al Fondo Nacional del Ahorro para trámite interno.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

P.C. = PUNTO DE CONTROL

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