Finanzas Corporativas

REGISTRO CONTABLE DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL ALMACEN

Entre las muchas funciones que recaen sobre el Departamento de Contabilidad, está el registro de operaciones relacionadas con el movimiento de entradas y salidas que ocurren en el almacén de materiales, para lo cual se debe hacer uso de libros, registros y tarjetas diseñadas para tal fin.

Registro de Entradas

Recibida la factura del proveedor, es necesario verificar cálculos y tener la seguridad de que los materiales ingresaron al almacén observando los procedimientos establecidos para el proceso de adquisición. El registro queda satisfecho asentando la factura en el Registro de Compras, siempre que el documento que sustenta la compra guarde las formalidades establecidas en el Reglamento de Comprobantes de Pago y lo dispuesto en las normas legales respecto del Impuesto General a las Ventas; por otro lado, el almacén hará el registro respectivo en la tarjeta auxiliar de almacén.

Los materiales en general, al igual que cualquier otra clase de existencias, se registran a su Valor de Costo, entendiéndose como tal, todos los gastos que son necesarios efectuar hasta que los materiales ingresan al almacén. Tratándose de materiales adquiridos por importación, el registro incluye el costo de los materiales más los gastos vinculados con la importación, incluso los que origina el despacho y los servicios del agente de aduana.

Registro de Salidas

Para efectivizar la salida de materiales del almacén, la planta de producción o el departamento que los requiere hace su pedido mediante el mecanismo establecido por la empresa. El encargado del almacén, luego de cerciorarse de la firma que autoriza el pedido, efectúa el despacho sustentando la salida con el comprobante de requisición de materiales o vale de almacén; en tanto que el descargo en la tarjeta mayor auxiliar de almacén lo realiza el empleado encargado de dicha tarea. Del Registro de Requisiciones, Diario de Requisiciones o Parte Diario de Almacén, se efectúa el asiento contable.

CONTABILIDAD DE LOS MATERIALES

Son muchas las operaciones que originan cambios en el stock de los materiales, como aquellas que afectan al costo de producción, dichas situaciones deben sustentarse mediante registros y asientos contables. Por otro lado, debe entenderse que no todas las entradas al almacén son consecuencias de compras realizadas o que las salidas son todas a producción;

hay variedad de operaciones que se pueden presentar las cuales detallaremos a continuación.

Materiales recibidos como Aporte de Capital

Cuando los materiales son recibidos como aporte de capital, pueden presentarse dos casos: En el primero, los aportes son a empresas unipersonales, individuales de responsabilidad limitada o a sociedades de personas; en el segundo, a sociedades de capital.

Materiales comprados en el Mercado Nacional

Cuando los materiales son comprados en el mercado nacional, se presentan dos casos:

En el primero, sin agregado de gastos; y en el segundo, con agregado de gastos.

Materiales comprados en el Exterior

Cuando los materiales son comprados en el exterior, forman parte del valor de adquisición, el valor CIF, los gastos de despacho, comisiones del agente de aduana y cualquier otro gasto necesario hasta que los bienes son internados en la empresa. Normalmente, una operación de importación se realiza de la siguiente forma:

- Apertura de Carta de Crédito.

- Registro de los bienes solicitados.

- Retiro de los bienes importados.

Devoluciones al Proveedor

En la devolución parcial, cualquiera sea el motivo, es obligación del proveedor emitir la correspondiente Nota de Abono o Nota de Crédito para que quede regularizado el crédito fiscal en la empresa adquirente y la obligación en la vendedora. En el mencionado documento debe figurar como referencia el número de factura y el detalle de los bienes devueltos. Cuando la devolución es total, bastará devolver la factura al proveedor siempre que el impuesto a las ventas no haya sido aún objeto de liquidación, en cuyo caso, lo mas recomendable es lo primero.

Materiales utilizados en la elaboración de productos

Se refiere a los materiales entregados a producción, por el almacén, para su procesamiento, o que por alguna circunstancia, son adquiridos y entregados directamente a la planta de producción, sin importar el sistema de registro o método de costeo adoptado, pero sí, el método de valuación de existencias con el cual se determinan los valores.

Devolución de materiales de producción al almacén

Las circunstancias que originan la devolución de materiales de producción al almacén son variadas: sobrantes de determinado lote de producción, materiales que resultaron con alguna imperfección, materiales que

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