Formatos Administrativos

Formatos administrativos

1. Concepto importancia

2. Como se elabora

3. Tipos de formatos

4. Empleos de los formatos

5. La simplificación administrativa, relación con los formatos

6. Formatos administrativos y su relación con la contabilidad

Formatos administrativos:

Se refiere al conjunto de las características técnicas y formales de los documentos donde se materializan los actos administrativos. Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

¿Cómo se elabora un formato?

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos para que estos puedan cumplir con su importancia y objetivos:

* El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivos).

* Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre más rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto, etc.) más rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento.

* Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos.

* En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apática a su diligenciamiento.

* Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de

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