Formas Y Formatos Administrativos

Formas y Formatos administrativos.

En una perspectiva moderna general, basada en los sistemas, cualquier comunicación estandarizada que sea un nexo esencial en un procedimiento de operación constituye el equivalente de una forma. Uno de los objetivos más importantes de esta última consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de mane¬ra considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

Otros objetivos son facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos me¬diante:

1) La organización de los datos

2) La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes-

3) Lograr el control de las operaciones.

La or¬ganización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lec¬tura y su verificación, El uso de información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo. El control de la operación se consigue haciendo llegar copias de la mis¬ma forma a distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compa¬re (Desde luego, la computadora puede ser el "controlador" en algunos procedimientos).

La relación entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan insepara¬bles. Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral. En esencia, cuando se generan o comunican datos, debe tomarse la decisión sobre cómo registrarlos y transmitirlos.

Las formas pueden ser diseñadas como entradas para un sistema particu¬lar de información, como salidas de él o como registros intermedios que perma¬necen dentro de él. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseño.

En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrado.

Necesidades de la administración de formas

La elaboración de formas es parte del diseño y mantenimiento de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. De no ser así, habría muchos Leonardos de Vinci del diseño que crearían sus obras maestras en toda la organización, con gran costo y confusión para ella. Aun cuando haya sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estará alerta ante la posible "proliferación de formas" en su compañía.

Organización

Al encargado de la administración de formas se le puede dar el nombre de "especialista en formas", -controlador de formas", "gerente de formas" o "gerente de sistemas". Puede estar incluido dentro de la organización del contralor, de la organización de sistemas o los servicios administrativos (división de la administración).

En algunas compañías, el comité de formas está integrado por miembros de cada organización funcional y se encargará de examinar todas las propues­tas de nuevas formas.

Como ya dijimos con anterioridad, a nuestro juicio esta responsabilidad debería incumbir al gerente del desarrollo de sistemas. Pero también hay buenas razones para asignársela al contralor.

Diseño de formas

El análisis culmina en el diseño o rediseño de formas. Compendiaremos los pun­tos centrales que deben ser tenidos en consideración al diseñar una forma. Los contadores expertos en el diseño serán de gran ayuda al que lo realiza.

Consideraciones generales en el diseño de formas

Con el análisis de formas se ha probado la necesidad (le contar con datos específicos en los sistemas contables y de información administrativa. Es decir, primero hay que investigar:

1 La función de una forma

2 Cuándo se empleará la forma

3 Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y almacenamiento

4 Quién llena la forma y quién la utiliza 5 Cuántas unidades de la forma se requieren al año

Principios

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