Formatos Administrativos

Formatos administrativos

1. Concepto importancia

2. Como se elabora

3. Tipos de formatos

4. Empleos de los formatos

5. La simplificación administrativa, relación con los formatos

6. Formatos administrativos y su relación con la contabilidad

Formatos administrativos:

Se refiere al conjunto de las características técnicas y formales de los documentos donde se materializan los actos administrativos. Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

¿Cómo se elabora un formato?

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos para que estos puedan cumplir con su importancia y objetivos:

* El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivos).

* Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre más rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto, etc.) más rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento.

* Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos.

* En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apática a su diligenciamiento.

* Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite.

* Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresarial) que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos.

* Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir adecuándolos a los cambios de la organización.

* Es muy común que al implementar un software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa.

* Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una breve descripción (preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como se debe llenar. En esta descripción se debe especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar

Tipos de Formatos:

Existen varios tipos de formatos según el tipo de documento (texto, hoja de cálculo, imagen...). A continuación se recogen en una tabla los más importantes.

Tipo de documento Tipo de Formato Explicación

Texto .doc Extensión de Microsoft Word.

.txt Texto sin formato, no admite gráficos ni imágenes, se puede transportar posteriormente a cualquier formato.

Lo podemos utilizar en el bloc de notas.

.rtf Es un tipo de texto con formato, se suele denominar enriquecido y puede verse con word pero con la diferencia de .doc es que no acepta macros.

.pdf Relacionado con los archivos Adobe Acrobat. Estos archivos son los más extendidos para la difusión de documentos a través de Internet ya que permiten visualizar los contenidos del trabajo guardado bajo este formato exactamente igual en cualquier PC del mundo e imprimirse con las mismas características. Para poder editar o crear estos archivos debemos disponer de Adobe Acrobat (no gratuito) aunque si únicamente necesitamos leer o imprimir esos documentos, podemos hacer uso de la aplicación gratuita Adobe Acrobat Reader .

Hojas de cálculo .xls Extensión de Microsoft Excel, aunque también es compatible con Star Office de Sun o KOffice de KDE.

.xlt Plantilla de Excel pero que se guardan con extensión diferente.

.csv Esta extensión es usada en archivos de texto que no se desea que contengan caracteres del programa generador, como ejemplo un archivo de Excel que se desea grabar en formato texto para ser usado por otras aplicaciones o programas. Este tipo de formato es muy útil como "intermediario" entre programas o archivos de formato desconocido y programas estándar.

Presentaciones .ppt Extensión de Microsoft de Power Point.

.pps Extensión de Microsoft de Power Point.

.pot Plantilla de Power Point.

Documentos gráficos .jpg Estos archivos contienen fotografías e imágenes que pueden ser visualizadas con cualquier navegador de Internet o también con aplicaciones específicas de edición y visualización.

.gif Estos archivos contienen fotografías o gráficos. Pueden visualizarse con cualquier navegador de Internet, pero es mucho más conveniente tratar este tipo de imágenes con programas especiales de fotografía, tanto para visualizarlas como para retocarlas. Link para descargarse algún programa.

.png Formato gráfico compatible con todas las aplicaciones para Internet y navegadores.

.tif o .tiff Es un archivo de imagen que no posee compresión, pero que es capaz de manejar texturas para ciertos programas y puede manejar transparencias.Es utilizado en cierta cantidad de juegos para darle una mejor textura a los gráficos, Este formato de archivo puede verse con casi cualquier editor gráfico.

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