Formatos Administrativos

FORMAS

En una perspectiva moderna general, basada en los sistemas, cualquier comunicación estandarizada que sea un nexo esencial en un procedimiento de operación constituye el equivalente de una forma. Uno de los objetivos más importantes de esta última consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

Facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante: la organización de los datos, la minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes lograr el control de las operaciones. La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación. El uso de información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo. El control de la operación se consigue haciendo llegar copias de la misma forma a distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compare.

Al encargado de la administración de formas se le puede dar el nombre de "especialista en formas", -controlador de formas", "gerente de formas" o "gerente de sistemas". Puede estar incluido dentro de la organización del contralor, de la organización de sistemas o los servicios administrativos (división de la administración). En algunas compañías, el comité de formas está integrado por miembros de cada organización funcional y se encargará de examinar todas las propuestas de nuevas formas.

Políticas y procedimientos el procedimiento con que se inicia o revisa tina forma también se preparará y se distribuirá entre todos los gerentes. Por supuesto, ni las políticas ni los procedimientos serán iguales en todas las empresas. También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas, su obtención e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento de archivos de formas

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivos). Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre más rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto, etc.) más rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento.

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