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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

¿Cuál es la importancia de la administración documental y como se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

Su importancia dentro de una organización es que nos ayuda con el proceso de la elaboración de documentos debidamente planeados y organizados, pues si nos apoyamos con los cuatro elementos básicos tendremos un plan que seguir, ya que cada uno de estos tiene una misión específica para la planeación e implementación de tareas y de nuevas estrategias sobre el manejo de las actividades ya constituidas. Dándonos un orden preestablecido y mejora continua.

Pues gracias a la coordinación que debe haber en cuanto a la documentación y la comunicación podemos llegar al archivo de manera veraz, recordando que sus funciones son cinco las cuales debemos tener en cuenta para llegar al éxito, esto facilita la búsqueda de documentos y ayuda a la conservación de estos reduciendo costos y espacios, la finalidad de esto se verá reflejada en la memoria corporativa y así las organizaciones pueden continuar con sus actividades ya establecidas.

La información, datos o archivos bien almacenados ayudan y da una ganancia para una búsqueda ya que esto optimiza el proceso, lo agiliza y nos ayuda también en la identificación de documentos obsoletos o inservibles, lo cual gracias a esta administración documental lo podemos desalojar de manea segura.

-Mencione 5 aspectos de la ley 594 de 2000 y 5 aspectos del acuerdo 027 de 2006 que haya identificado en la empresa que labora o conoce

Leyendo el material como primera medida encontré que el objetivo es establecer reglas con el fin de que las organizaciones tengan establecidos ciertos parámetros en cuanto a la manera de mantener los archivos y papelería importante.

La empresa que tome como referencia es el archivo de seguridad industrial de la obra en la cual trabajo actualmente y a continuación los 5 aspectos del ACUERDO No. 027-2006.

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Y 5 aspectos de la LEY 594 DE 2000.

Artículo 31. Documentos Históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:

Motivos legales

Procesos técnicos

Exposiciones Culturales

ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los

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