Funciones Excel
leidyro_817 de Mayo de 2012
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Excel Intermedio 2007
Extraído de “Guía Didáctica Excel 2007”
Por Jorge Marcos Cordero Zambrano
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Funciones Avanzadas
Este modulo es fundamental para el desarrollo del curso, pues en su comprensión y
manejo es la base para una buena utilización de Microsoft Office Excel 2007.
Microsoft Excel es capaz de insertar fórmulas y funciones, realizando las operaciones
que se le describan con los valores contenidos en las celdas especificadas.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para
agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso
del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.
Sintaxis de la función
Las funciones son fórmulas predefinidas en Excel 2007 que ejecutan cálculos
utilizando valores específicos, denominados argumentos, y devuelven un resultado.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
El siguiente ejemplo se ilustra la sintaxis de la función REDONDEAR.
1. Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual =, seguido por
el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función
separados por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre.
2. Nombre de función.
3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de
celda. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.
4. Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función,
aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos.
Así, escriba =SUMA y aparecerá la información.
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Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas
las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente
a:=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C
5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Cómo escribir la función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Microsoft Office Excel 2007 dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Para escribir una función en una celda utilizando el asistente se debe:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas. Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparece el asistente de funciones, mostrando el cuadro de diálogo Insertar función.
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1. Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a
continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada
una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de
lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción
escrita.
2. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:,
esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría
elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría
podemos elegir Todas.
3. En el cuadro Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta. Se observa como conforme seleccionamos una función,
en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción
de ésta.
4. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. Justo por debajo de la barra de fórmulas
aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los
argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido,
en nuestro caso se eligió la función SI ().
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Errores en los datos
Cuando introducimos una función en una celda puede ocurrir que se produzca un
error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, nos da una posible propuesta que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo
en la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro que nos permitirá saber más sobre
el error.
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no
podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el
símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la función nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
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Tipos de Funciones
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así:
Funciones de fecha y hora
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Funciones de búsqueda y referencia
Funciones Lógicas
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Aplicación de Funciones de Fecha y Hora
Función AHORA
Devuelve la fecha y hora actuales.
Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá
formato de fecha.
Sintaxis: AHORA ( )
Ejemplo
Función HOY
Devuelve la fecha actual.
Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá
formato de fecha.
Sintaxis: HOY( )
Ejemplo
Función FECHA
Devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el
formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato
de fecha.
Sintaxis
FECHA(año;mes;día)
Año puede tener de uno a cuatro dígitos.
Mes es un entero que representa el mes del año, desde el 1 al 12 (de enero a diciembre).
Día es un entero
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