GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION .

               GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION        
                                    DOCUMENTAL



La administración documental, permite el establecimiento de normas y toma de decisiones que facilitan la gestión en las compañías. La administración de documentos es la actividad que permite encaminar a asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una empresa se registren adecuadamente.

La administración documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

La administración documental tiene como fin último servir la información de manera precisa ágil y oportuna a aquellos que le requieren se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase, para cumplir en totalidad el objetivo.

La funciones de la administración documental se traduce en unas secuencias de decisiones que se toman a partir de la información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla.

Los medios para realizar estas operaciones dependerán del grado de automatización alcanzando. Se plantea el problema del almacenamiento y sobre dimensión de información.


Para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financiero humanos y materiales. En general las funciones son:

Control que consta del recibo de documentos, despacho de documentos, elaboración ( Normalización – Normalización), tramite, préstamo, equipo. Mantenimiento que debe hacerse  a la información, a los equipos y documentos y al acervo en general. También esta entra a sus funciones el almacenamiento de documentos en distinta herramienta como lo son los dispositos de archivo, unidades de conservación e instalación, organización documental y transferencia.

El descarte de documentos que tiene un comité y se divide en:
Selección que tiene a su vez un tiempo de conservación y un destino final, y expurgo que son actas. Y por último en sus funciones esta la recuperación de documento que se realiza en agrupaciones documentales, en las cuales se realiza registró, guías, inventarios, catálogos, e índices, para al final tener una síntesis.

Los objetivos de la administración documental son conservar la memoria corporativa, de esta manera, las empresas puede seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

Otro objetivo es contribuir a la toma de decisiones pues los documentos se convierten en un material.
                                                                                                  INFORME.

                                EMPRESA PRIVADA


“CAMARA DE COMERCIO”
Calle 20ª No. 7ª B/ Granada, Girardot
German Rene Garcia Guzman, Director Administrativa
Telf. 8334910 - 8334911

Descripción del estado que se encuentra organizada la documentación.

Se puede evidenciar que es un archivo muy ordenado y muy bien cuidado ya que no se encontró paredes húmedas, papeles sueltos, carpetas regadas, este archivo se encuentra en el segundo piso.

1. ¿Cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente?

Está empresa se rige por la ley general de archivo 8934 de 2015 de la súper  intendencia de industria y comercio.

2. ¿Cómo se hace la clasificación de archivos?

Se verifican cuales son los documentos  administrativos, contables y de registro mercantil, esta clasificación la realizan por medio del Software Work Manager primero lo radican después lo digitalizan, queda la imagen de los documentos y luego se procede a guardarlo en el archivo.

3. Proceso que se realiza para el envio de documentos físicos cuando ya están en el archivo central

Se elabora una tabla de retención se radican, folian y por ultimo la envían al archivo central donde es guardado durante ocho años.

4. ¿Cuál es la disposición final para los documentos?

Antes de ser eliminados los digitalizan y son guardados durante ocho años en carpetas y con un orden consecutivo, después proceden a eliminarlos levantando un acta.

5. ¿Qué documentos conservan en la empresa?

El documento mas importante para la Camara de Comercio es el Registro Mercantil y el Contable, estos documentos nunca son eliminados del archivo.

6. ¿Cuándo se daña un documento como lo recuperan?

Todos los documentos se encuentran totalmente digitalizados.

7. ¿Cuál es el proceso de eliminación de los documentos físicos y electrónicos?

Es levantar un acata y que sea aprobado por el Archivo General de la Nacion, luego se procede a eliminar.

8. ¿Cómo actualizan las tablas de retención?

Estas tablas las tienen desde 2008 y están pendientes por el cambio de organigrama.





9. ¿Cómo se realiza el proceso de consulta de documentos físicos cuando ya están en el archivo central?

Todos los documentos están digitalizados lo cual es más fácil su
consulta.

10. ¿Qué tipos de documentos se maneja en el archivo de gestión?

Archivo administrativo, contable y registro mercantil.

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