GENERALIDADES DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación

OBJETIVOS DE LA ADMINSTRACIÓN DOCUMENTAL

* El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

* Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace, perderá valor como instrumento a hora de la toma de decisiones.

* Utilizar un leguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información.

* Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, cifras o códigos que se van a utilizar.

* Proporcionar información específica y adecuada de los documentos que se requieren, esta debe ser distribuida en cantidad y calidad.

* Garantizar en forma permanente la conservación de los documentos que se archivan.

* Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan

* El diseño normalizado de los documentos.

* Controlar el uso y la circulación de los documentos.

* Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.

* Simplificar los procedimientos.

* La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.

* Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.

* Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.

* Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.

* Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.

* Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

* Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para

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