GUIA 4 ETICA Y VALORES

1) Elabore un modelo de guía para la implementación del sistema de gestión de calidad y realice:

a. Análisis de cada una de las fases

b. Explique cómo aplicaría esta guía en una empresa del sector real.

Etapas para la Implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad

Etapa I: Diagnostico Inicial

En esta etapa se realizará una revisión de los siguientes puntos:

• Cumplimiento del Sistema de Calidad de la empresa., con respecto a los requerimientos de la Norma ISO 9001:2008

• Estrategia de la empresa: existencia de misión, visión, valores, objetivos estratégicos, etc.

• Estructura de la empresa (áreas y departamentos).

• Organigrama funcional.

• Delimitación de los Procesos estratégicos, operativos y de soporte de la empresa.

• Nivel de interacción de los procesos entre sí y grado de desarrollo de los mismos.

• Nivel de automatización de los procesos y actividades de los mismos.

• Mecanismos de control y medición existentes actualmente (indicadores, encuestas, etc.)

• Métodos de comunicación interna y externa y grado de funcionamiento.

Como parte inicial de esta revisión se mantendrá una entrevista con el Gerente o Director General de la compañía, con el fin de generar un nivel de compromiso frente a la creación y adopción del Sistema de Gestión de la Calidad.

Al concluir esta etapa, el equipo consultor preparará un informe con las respectivas recomendaciones y un Plan de Acción para la implementación del Sistema de la Calidad de la empresa, lo que incluirá un programa de capacitación para su personal, asistencia técnica, monitoreo y seguimiento.

El tiempo estimado de Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad dependerá de este diagnóstico.

Etapa II: Documentación y Estandarización de los Procesos

Consiste en levantar los procesos con los responsables de las diferentes áreas, con el fin de documentarlos y estandarizarlos.

Cabe recalcar que en esta etapa la participación de los involucrados es fundamental, ya que además de levantar la información se pueden detectar mejoras en las diferentes áreas.

Esta es la etapa más crítica y extensa de todo el trabajo, puesto que se analizarán cada uno de los procesos y el valor agregado que pueden generar en la empresa.

Etapa III: Indicadores de Gestión de Los Procesos

“Lo que no se puede medir, no se puede administrar ni controlar.”

Una vez que se han delimitado, definido y documentado los procesos, la única forma de determinar su correcto funcionamiento es a través del establecimiento de indicadores de gestión, que midan y controlen la eficiencia de los mismos. En caso de ya existir dichos indicadores, se verificará que sean los adecuados. Estos indicadores son el punto de partida en la ejecución e Implementación de acciones de mejora para la empresa, y por ende, ayudan a cumplir el principio de mejora continua. Adicionalmente, son un complemento casi obligatorio en el establecimiento de objetivos de la Planificación Estratégica, pues ayudan a determinar el avance en la gestión.

Etapa IV: Auditorias

Luego de haber culminado el proceso de Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, se realizarán tres auditorias previa la auditoria de Certificación, con el objeto de determinar el grado de mejora y de avance que se ha presentado en el tiempo transcurrido.

Al concluir la primera Auditoría, se determinarán acciones correctivas y/o preventivas, cuyo cumplimiento será responsabilidad de la empresa, quien en adelante será responsable del manejo del Sistema de Gestión de la Calidad.

Cabe recalcar que la primera auditoría la llevara a cabo el equipo consultor. La segunda auditoría será realizada por el equipo de auditores internos de la empresa supervisado por el equipo consultor y finalmente, la tercera auditoría estará a cargo de un equipo de auditores externos que trabajan conjuntamente con el equipo consultor.

Si la empresa lo desea, el equipo consultor puede realizar auditorías periódicas cada 6 meses (lo recomendado), para determinar aspectos que deben ser corregidos o cambios que deberían implantarse después de la certificación.

Etapa V: Capacitaciones

Sistemas de Gestión de la Calidad

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SEGÚN LA

ISO 9001:2008

Fases de la implantación de un sistema de Gestión de la Calidad

Hay tres etapas principales para desarrollar el sistema de gestión de calidad:

•Evaluación y planificación

• Fase de implantación: Documentación del sistema

• Auditaría del sistema.

Evaluación y Planificación

Antes de comenzar debe realizarse una clara definición del proyecto y establecer el equipo de trabajo del mismo. Se nombrará un coordinador del equipo y se decidirá la necesidad o no de contar con un apoyo externo durante el proyecto, es decir, el apoyo de un consultor externo. proporcionaran mas información sobre la implantación muy utiles.

Equipo del Proyecto:

Se nombrará dentro de este equipo a una persona es responsable: el coordinador del proyecto. El coordinador será el responsable último de diseñar, desarrollar e implantar el sistema de calidad. El coordinador no tiene porque ser el propio encargado de calidad de la empresa. Para que la implantación tenga éxito es necesario un apoyo continuo del equipo directivo y para ello nada mejor que nombrar como coordinador a un miembro de dicho equipo. El equipo directivo de la empresa debería hacer durante todo el proyecto un seguimiento exhaustivo del proyecto, realizando reuniones periódicas con el equipo del proyecto y apoyándoles en todos los problemas que pudieran surgir.

Entre las labores fundamentales del equipo está el garantizar el cumplimiento del calendario establecido durante la fase evaluación y planificación, elección de grupos de trabajo en la fase de documentación del proyecto y el control de todo el proyecto. La elaboración de un presupuesto para el proyecto además del compromiso de cumplimiento con el mismo también es un aspecto importante que no debe descuidarse. Por último se encargarán de identificar las necesidades de formación de cara a la implantación del sistema y diseñar el mejor sistema para garantizar que todos los miembros de la organización reciben a lo largo del proyecto la necesaria información según niveles sobre el sistema de gestión de la calidad.

Dado que consideramos la implantación de un sistema de gestión de la calidad como proyecto vamos a ver a continuación qué es un proyecto y que características tienen:

Proyecto se define como un proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fecha de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

ISO 9000: 2008. Aptado 3.4.3

Todo proyecto se caracteriza por:

- Orientación hacia un determinado objetivo (definido o por definir): tarea, resultado...etc. Para la implantación de un SGC el objetivo es la total implantación del sistema y en su caso la obtención de un certificado ISO 9001.

- Limitaciones de tiempo y/o económicas: tienen un comienzo y un fin: Debe plantearse un horizonte temporal para lograr la plena implantación del sistema.

- Exclusividad y novedad: no hay dos proyectos iguales y el resultado de cada proyecto es único. Para cada empresa el proceso de implantación de su SGC es un proyecto único.

- Complejidad: proceso de planificación y seguimiento complejo.

- Organización y planificación de los recursos (presupuesto).

- Trabajo interdisciplinario: distintas funciones y distintas capacidades se encuentran y organizan conjuntamente. En caso del SGC toda la empresa se ve implicada en el proyecto.

Resulta de gran ayuda en esta fase el empleo del denominado „Modelo del Contexto“ o „Modelo del Entorno“ que se presenta la siguiente forma:

Además conviene preparar una planificación temporal del mismo por ejemplo mediante el empleo de un diagrama de barras:

Fase de Implantación: Documentación del Sistema

La norma exige que el sistema de gestión de la calidad se encuentre documentado. A continuación vamos a ver los distintos niveles de la documentación y os proporciono una presentación sobre la documentación SGC.

Documentación de los Sistemas de Gestión de la Calidad

Niveles de la documentación

El manual de calidad es siguiendo la norma ISO 9000:2008 apartado 3.7.4. “el documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización”.

Un procedimiento es siguiendo la norma ISO 9000:2008 apartado 3.4.5. “forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso”. Es importante destacar que los procedimientos no tienen porque estar documentados.

Una especificación es siguiendo la norma ISO 9000:2008 apartado 3.7.3. “documento que establece requisitos”.

Un registro

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