¿HASTA CUANDO CONSERVAR LOS PAPELES Y LIBROS?

¿HASTA CUANDO CONSERVAR LOS PAPELES Y

LIBROS?

Con el transcurrir del tiempo y en la medida en que se desarrollan las

actividades empresariales, el archivo de las empresas se va acrecentando de

tal forma que en un momento dado no se sabe que hacer con tanto documento.

No hay espacio físico para albergar las grandes cantidades de papeles y

soportes de las transacciones de la empresa. Surge entonces la pregunta.

¿Puedo destruir los archivos viejos?; ¿Cuántos años debemos conservar

documentos y libros de contabilidad? En el año inmediatamente anterior con la

expedición de la ley antitramites se produjo una modificación a lo que se tenia

establecido, pero es necesario precisar el alcance de dicha norma. Veamos la

respuesta a estas inquietudes tomando como base la doctrina de la DIAN.

¿Cuándo tiempo se debe conservar la contabilidad?

Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período

de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento

o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su

conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético, o electrónico

que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con

las personas no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a

conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores

consagrados en normas especiales.

¿Para efectos tributarios cual es el término de conservación?

El artículo 632 del Estatuto Tributario consagra el deber de conservar

informaciones y pruebas para efectos del control de los impuestos que son

administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, al señalar

que todas las personas o entidades contribuyentes o no contribuyentes de los

mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados

a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o

recibo, los documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a

disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera,

citando entre ellos los libros de contabilidad con sus soportes.

¿Cuál fue la modificación que introdujo la ley antitramites?

Esta norma redujo el término de conservación de los documentos,

informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario,

señalando que dicho término es igual al término de firmeza de la declaración de

renta que se soporta en los documentos allí enunciados. Dicha conservación

debe efectuarse en el domicilio principal del contribuyente. En consecuencia,

la reducción del término durante el cual deben conservarse los documentos,

informaciones y pruebas, con base en esta disposición, aplica para los

documentos elaborados a partir del año 2005, toda vez que los mismos

soportan la declaración de renta correspondiente a dicho período gravable que

se presentará en el año 2006, es decir, con posterioridad a la fecha de entrada

en vigencia de la norma.

La aplicación del artículo 46 de la Ley 962 de 2005, en ningún momento implica

que pasado el término de firmeza de las declaraciones en cada caso tal y como

refiere la Circular 00118 de 2005, que la contabilidad pueda destruirse, pues

existe la norma general que exige conservarla de manera idónea por el plazo

mínimo de diez (10) años.

¿Cual es el término de conservación de los no declarantes de renta?

En caso de los no contribuyentes, tanto declarantes como no declarantes

de ingresos y patrimonio,

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