Importancia De La Administracion Documental

Tema: Importancia de la Administración Documental

La decisión de utilizar una solución de gestión documental se toma a menudo tras una crisis o una situación tensa causada por la gestión de la información, En Colombia se tomo esa decisión con la Ley 594 de 2000, en donde el gobierno Nacional estaba preocupado, por el manejo que se le estaba dando a los documentos, en especial los que se encontraban en el archivo, si se le podía llamar archivo, ya que eran unos cuartos oscuros, con manotadas de documentos amarrados con una cabuya y tirados a lado y lado, no se sabía si era un archivo o un depósito de basura; ante esta situación se dispuso el establecimiento de una organización más estructurada, de una trazabilidad o una mejor usabilidad y protección de estos documentos.

Las crisis pueden tener diferentes manifestaciones: la imposibilidad de crear un dossier completo de un cliente en un plazo razonable, de encontrar la última versión de un documento electrónico en el que se han invertido días de trabajo... Aunque pueda resultar insidiosa en nuestra era digital, la crisis más frecuente es, posiblemente, la «pérdida por disolución». Disolución de información importante en un conjunto demasiado grande. Hay una pérdida de conocimiento o de memoria a nivel corporativo.

Y las tensiones vienen causadas por dificultades crónicas en el uso de documentos o por el tiempo perdido. El tiempo perdido en búsquedas suele ser el factor más nombrado. La reutilización de documentos existentes también es problemática cuando se intercambian muchos documentos en la empresa y la eficacia del trabajo puede verse mermada por la falta de organización, de trazabilidad o simplemente de visibilidad en la organización documental. En este caso nos encontramos con una pérdida de productividad.

Con este tipo de aplicaciones puede resultar difícil calcular la repercusión que se tiene sobre la inversión. Depende de la evaluación de criterios cuyo análisis más detallado se basa en la comparación entre el antes y el después, son criterios que suelen ser difíciles de determinar en cifras. No obstante, es un método esencial para demostrar el posible interés de un proyecto y, a menudo, encontramos estándares de sentido común o contextuales altamente satisfactorios.

La gestión eficiente de la información es un área crítica para cualquier organización, tanto en el sector público como en el privado, en las administraciones y en el ámbito empresarial.

Como consecuencia, en las últimas décadas se han desarrollado numerosas iniciativas –la mayoría de ellas de carácter tecnológico– para mejorar la gestión de la información en las organizaciones.

La mayor parte de los esfuerzos de adopción de tecnologías de la información se han orientado a la utilización de bases de datos estructuradas, y se ha prestado menos atención a la gestión documental (es decir, información no estructurada). Sin embargo, la mayor parte de la información que gestionamos se encuentra registrada en documentos.

Con base en lo anterior, se debe implementar la gestión documental en unas prácticas operativas, que se puedan optimizar y llevar más fácilmente a su utilización con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que manejan las Instituciones y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área, entre otras.

El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de los procesos en el seno de las organizaciones.

Finalmente se está logrando el objetivo del Gobierno Nacional,

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