Identificación De Unidades Y Tipos Documentales

NOMBRE: HAROLD CASTELLANOS MOTTA

FECHA : 09/09/2012

ACTIVIDAD: 2

TEMA : IDENTIFICACION DE UNIDADES DE TIPOS DOCUMENTALES

Consulta 10 funciones de las Divisiones Administrativas de la entidad donde laboras y completa el cuadro, según el ejemplo:

Entidad Productora

Función

Unidad Documental

Unidad Documental

Tipos Documentales

Tipo Documental

Simple

Compleja

Común Específico

Tesorería Efectuar los pagos a los proveedores, de acuerdo con las políticas financieras adoptadas por la Junta Directiva de la Entidad. Orden de pago X Solicitud de compra

Cotizaciones

Certificado de disponibilidad presupuestal

Registro de disponibilidad presupuestal

Factura de Compra

Orden de compra

Entrada almacén

X

X

X

X

x

X

X

controlar la operación óptima del sistema de distribución de acueducto

Informe de operación del sistema de distribución de acueducto

x

Informe de operación

x

Oficina Jurídica Realizar actas que constaten los temas tratados en cada reunión Actas x Actas de comité de contratación Actas de comité de conciliación X

x

Realizar conceptos de tipo jurídico Conceptos jurídicos x Conceptos jurídicos x

Elaborar y/o asesorar en la formulación de Licitaciones convocatorias, concursos y Otros documentos afines, debiendo refrendar el documento correspondiente Licitaciones convenios y convocatorias x Licitaciones convenios y convocatorias x

Dar repuesta a los derechos de petición radicados por los usuarios Derechos de petición x Derechos de petición x

Elaborar trimestralmente informes de gestión de la oficina informes de Gestión x Informes de gestión x

Elaborar los contratos del manejo contractual Contratos x Requerimiento Términos de referencia Minuta de contrato Cert disponibilidad presupuesta Póliza de cumplimiento Publicación diario oficial Acta de iniciación Informes Acta de liquidación X

X

X

X

X

X

X

X

Asistir judicial y extrajudicialmente a la entidad ante las demandas y demás procesos en su contra Procesos Jurídicos X

Denuncia Citaciones Indagatorias Pruebas Fallo Sentencia X

x

x

x

x

Gerencia

Toma de decisiones de dirección Resoluciones X

Resolución x

Toma de decisiones del consejo directivo Acuerdos x Acuerdo x

Recursos Humanos

Manejo de personal Historias Laborales x Contrato de trabajo Doc de identificación Hoja de Vida Certificados de estudios Acta de posesión X

x

X

X

X

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