Tipos documentales

TIPOS DOCUMENTALES

VALORACIÓN DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN FINAL

 ACTAS DE CONSEJO DE POLITICA SOCIAL

Documentos escritos en el cual queda un registro de los temas y subtemas de interés social desarrollados en la reuniones, así como los acuerdos adoptados y los respectivos responsables, con el fin de dar credibilidad y validez a lo acordado. Valoración administrativa, legal, fiscal.  

Conservar  estos documentos en soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central. Este tipo documental tiene una retención de archivo de gestión de dos años, y ocho años para archivo central. Su disposición final consta de digitalización y conservación total.

PROYECTOS DE LGBT

Documentos en soporte escrito que reflejan proyectos sociales con el fin de mejorar condiciones determinadas, valoración administrativa, legal, contable, fiscal.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se efectúa a la transferencia secundaria al archivo central. Este tipo documental tiene una retención de archivo de gestión de dos años, y ocho años para archivo central. Su disposición final consta conservación total.

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Documentos que permiten visualizar el monitoreo, seguimiento y evaluación a todas las actividades  realizadas por la institución con el fin de detectar alertas tempranas de riesgo a las acciones e impedir que estos se materialicen. Valoración administrativa, legal y fiscal.

Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central. Este tipo documental tiene una retención de archivo de gestión de dos años, y ocho años para archivo central. Su disposición final consta de digitalización y conservación total.

ESTUDIO DE POLITICAS PÚBLICAS

Documento en cual están plasmado los procesos que se realizan para alcanzar la definición de los objetivos propuestos la entidad pública, los programas encaminados a alcanzar dichos objetivos, el impacto  y las organizaciones quienes actuaran en la realización de los mismos. Valoración administrativa, legal, fiscal.  

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se efectúa la transferencia secundaria al archivo Central. Este tipo documental tiene una retención de archivo de gestión de dos años, y ocho años para archivo central. Su disposición final consta conservación total.

ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Documentos con carácter administrativo, legal, fiscal, contable, que reflejan información  del desarrollo de las inversiones e intervenciones de una institución hacia la población.  

Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central. . Este tipo documental tiene una retención de archivo de gestión de dos años, y ocho años para archivo central. Su disposición final consta de digitalización y conservación total.

REGISTRO DE CONTRATOS  

Documentos de carácter legal, fiscal, administrativo, que manifiestan los contratos adjudicados y por ende están obligados a comunicar los datos del mismo y en caso de que se presenten modificaciones y otras informaciones.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante método de picado. Este tipo documental tiene una retención de archivo de gestión de dos años, y ocho años para archivo central.

Fuente: Tabla de Retención Documental- Gobernación del Tolima