Inportancia De La Comunicacion

Actividad Unidad 1

Aprendiz: Sandra Yaneth Contreras Osorio.

A) ¿Cuál es la importancia de la administración Documental?¿como se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La importancia de la administración documental en las empresas es tan alta como el recurso humano y su Visión, ya que al implementar y hacer buen uso de un programa de gestión Documental fundamentado en la planeación, organización, ejecución, control y promoción de la normatividad institucional, la compañía se esta beneficiando a corto y largo plazo.

 Corto Plazo

 Por que quien tiene la información organizada, evita el riesgo de tomar malas decisiones para la compañía.

 Un Archivo organizado refleja las actividades desarrolladas y funciones del Recursos Humano, oficina y empresa, evitando las sobrecargas laborales.

 Se reduce el tiempo de búsqueda para dar respuesta a consultas, con información oportuna y calificada.

 Al estar la información de un expediente en una unidad documental organizada se evidencia la trazabilidad del proceso como lo puede ser en una acción de Tutela, Historia Laboral, entre otras.

 Largo plazo

 Recuperación de espacios Físicos: con el trascurso del tiempo las empresas tienden a crecer tanto como en Recurso Humano, capital y por ende en producción documental, por lo cual es tan importante la practica de las TVD y TRD, para evitar la acumulación de documentos que ya cumplieron el ciclo vital.

 Cumplimiento de la Normatividad vigente tanto colombiana como institucional, evitando hallazgos de entes regulatorios interno o externo como la Contraloría.

B) Mencione cinco aspectos de la Ley 594 de 2000 y cinco aspectos del acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

Ley 594 de 2000.

1. Archivo: se identifica documentos de diferentes fechas, con diferentes gramajes, tamaños en papel, soportes fotográficos, CD, la documentación que se encuentra en este archivo es el resultado de 38 años de gestión realizada por la entidad, aunque su conservación no es la mas optima es de gran importancia para la toma de decisiones.

2. Patrimonio documental: Se conserva este corresponde a documentos como el acta de creación de empresa.

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