LOS CUESTIONARIOS

INTRODUCCIÓN

Es importante conocer la base metodológica y técnica que se requiere al estructurar un cuestionario, así como saber que en su aplicación son determinantes el clima propicio y los criterios aplicados en la formulación de las preguntas. La preparación que debe poseer el entrevistador también es de vital importancia, de ello dependerá en gran parte que el entrevistado se sienta cómodo y en confianza para responder las preguntas del tema en cuestión. Además, que debe tener el tacto para llevar al entrevistado de manera progresiva a adentrarse en el tema en estudio y buscar la especificidad y la profundidad en las respuestas obtenidas.

Los cuestionarios representan una herramienta eficaz en la aplicación de la auditoria administrativa ya que permiten primeramente, la recolección de datos, así como su posterior análisis; pero también entran en juego diversos elementos durante el proceso como la evaluación y el control que asegurará la eficiencia en su empleo. De estos aspectos en general depende el éxito o fracaso de la aplicación de encuestas en las organizaciones, por ende, entendemos que es importante entonces velar por cada elemento que interviene en su preparación. Desde el momento de su estructuración y el objetivo para el cual está destinado, los resultados obtenidos del proceso serán elementos protagónicos en la eficaz toma de decisiones de la organización objeto de estudio.

LOS CUESTIONARIOS

Los Cuestionarios

Representan un recurso idóneo y eficaz para captar datos y recopilar información en todos los rincones de la organización, permitiendo percibir el medio ambiente, la cultura organizacional y el nivel de calidad del trabajo de cada área de la organización.

Son considerados un recurso valioso para la ejecución de una auditoria administrativa; además, su contenido es susceptible de adaptarse o ampliarse, en su preparación deben considerarse todo tipo de información descriptiva, como estudios o datos estadísticos, las condiciones de operación, variables, si la organización es pública o privada, así como los resultados esperados.

Elementos de Diseño

El diseño de los cuestionarios se prepara en base a aspectos conceptuales y metodológicos en un estudio de auditoría administrativa y tomando en cuenta las variables se elaboran las preguntas que proporcionen un perfil completo de la organización a evaluar.

Para que los cuestionarios sean exitosos deben contemplar los siguientes pasos o fases:

• Realizar un recuento de la documentación descriptiva, archivos, estudios y datos estadísticas existentes, para ubicar el contexto de análisis en la determinación de las preguntas.

• Llevar a cabo una observación directa para validar el orden y la secuencia a

• Someter las propuestas de cuestionario a un proceso de control y evaluación conocido como prueba previa o pretest.

También es importante tener en cuenta al momento de construir el cuestionario que se deben precisar los campos de distribución básicos o espacios tales como:

• Datos de registro de la entrevista (ubicación de los entrevistados, información del área, responsable de su aplicación, fecha y duración de la misma).

• Las instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa.

• Los ítems o preguntas.

• El espacio para respuestas.

• El espacio para consignar las observaciones generales.

Criterios de apoyo de los Cuestionarios

Para convertir los datos captados mediante los cuestionarios en información, se debe considerar con detenimiento los criterios que deben mediar al estructurar las preguntas, por ello debe tomarse en cuenta la forma, el fondo y la estrategia.

• Forma

El responsable de aplicar el cuestionario tiene la obligación de explicar de manera clara el objetivo que se persigue con él, además de aclarar dudas al respecto. El trato debe ser amable para lograr acercamiento y confianza del entrevistado.

Luego de iniciada la comunicación, deben formularse preguntas relacionadas con el tema central de la entrevista; asimismo debe contener preguntas filtros para ubicar el contexto de los puntos clave y del entrevistado.

Para finalizar, es recomendable utilizar preguntas accesibles y menos incisivas, para volver al principio y conservar una atmosfera de cordialidad entre las partes.

• Fondo

La integración del cuestionario tiene que contemplar la posición del entrevistado en la estructura organizacional, ya que la naturaleza de las respuestas varía de conformidad con el nivel de responsabilidad o grado de dominio de los temas bajo análisis.

Por ello, el tema debe tratarse a través de las preguntas y de la secuencia acceso-profundidad-acceso, es decir, el tema debe ser suficientemente versátil para captar la atención en forma progresiva, sin que ello signifique incluir preguntas vagas o imprecisas.

• Estrategia

Se refiere a la técnica utilizada para manejar la información del proyecto de auditoría, la cual se debe realizar amalgamando tres vertientes: composición organizacional, procesos estratégicos y tipo de liderazgo prevaleciente.

a) Composición Organizacional: es necesario observar una secuencia lógica y consecuente con la realidad, de acuerdo con las unidades administrativas existentes, así como unidades estratégicas corporativas y de negocios.

b) Procesos Estratégicos: independientemente de la naturaleza de la organización o su esfera de acción, su funcionamiento se centra en sus competencias centrales las cuales se enmarcan en sus procesos esenciales o estratégicos, así como, en el nivel técnico y de conocimiento de sus integrantes.

c) Liderazgo Prevaleciente: define la forma del comportamiento y cultura organizacional imperante, lo que influye directamente en la espontaneidad o prejuicio para responder un cuestionario.

Clasificación

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