La Importancia Es El Disponer De La Documentación Organizada

La importancia es el disponer de la documentación organizada, de tal manera que la información sea recuperable para uso de la administración y para poder dar testimonio a algunas eventualidades, o como prueba.

Se refleja en la actualidad ya que muchas empresas de servicios públicos necesitan tener de manera organizada toda su documentación por si acaso se le presenta alguna demanda, ellos tengan con que demostrar todo lo contrario.

LEY 594 de 2000

ARTICULO 12: Responsabilidad. En la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. Como operario de archivo la empresa nos insta acerca de la importancia de estos documentos y la responsabilidad que tenemos en el manejo de ellos.

ARTÍCULO 16: Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTICULO 18: Capacitación para los funcionarios de Archivo. Continuamente la empresa nos capacita con cursos y charlas educativas que nos ayuda a fomentar mas nuestro conocimientos en esta rama.

ARTICULO 22: Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

ARTÍCULO 24: Obligatoriedad de las tablas de retención elaborarlas y adoptarlas a las respectivas tablas de retención documental.

El Acuerdo 027 de 2006

• CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Lo primero que se hace en mi empresa es analizar cada documentación teniendo en cuenta su año de vida o durabilidad basándonos en la TRD Tabla de Retención Documental

• CLASIFICACION DOCUMENTAL: Posteriormente de haber analizado el documento según su durabilidad ya sea para conservar o posible eliminación, se hace la clasificación del mismo según la oficina que se genere, se le asigna una serie y subserie según dependa el documento y se le da la tipología de esta. En este caso se podía decir el tipo de documento que sea.

• CONSULTA DE DOCUMENTOS: ya después de tener los documentos totalmente procesado es decir (organizado y digitado en una base) este está clasificado en carpetas con sus respectivos códigos de ingreso en sistemas, dentro de una caja la cual también posea un código o llave de búsqueda para cuando se requerida pueda ser encontrada con la mayor rapidez posible; custodiada en la bodega de almacenaje de archivo.

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