IMPORTANCIA DE ORGANIZAR LA DOCUMENTACION

IMPORTANCIA DE ORGANIZAR LA DOCUMENTACION

INTRODUCCION

Hay empresas que si organizan los diferentes empresas algunas nunca encuentran  nada.

Archivo de deposito de información.

Esta es la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos se trata de resumen de un problema de método.

En las empresas pequeñas lo primero es ordenar y saber donde hay que dejar la documentación que llega a la empresa.

Es necesario habilitar un lugar donde depositar todos los los documentos que llegan si la empresa no es muy  grande   una sencilla caja de carton es suficiente la idea es que no se pierda ninguno que estén todos juntos y localizables por ser contabilizados tramitados o archivados.

IMPORTANTE ARCHIVAR POR:

1-mantener un orden

2.seguridad y protección (constancia y prueba legal) implica la comprobación por escrito.

3.localizar con rapidez que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y no solo quien los ha archivado.conseguir contratos.

TIPOS DE COMUNICACIÓN ESCRITAS

• INTERNA:
• CIRCULAR
• MEMORANDO
• CONVOCATORIA
• ACTA DE JUNTA MINUTA
• INFORMES
• OTROS

EXTERNA

• CARTA COMERCIAL
• OFERTA Y DEMANDA ( PRESUPUESTOS,REQUSICION PAGOS Y COBROS).
• PAGOS Y COBROS (FACTURAS)
• CORRESPONDENCIABANCARIA
• SEGUROS Y TRANSPORTES

• ESCRITOS OFICIALES
• INSTANCIA
• OFICIOS
• CIRCULARES
• CERTIFICADOS

• ESCRITOS DE CARÁCTER SOCIAL
• INVITACIONES
• FELICITACIONES
• CARTAS A LA EMPRESA.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

NACIMIENTO-CRECIMIENTO-MUERTE.

1.CREACION O RECIBIDO;Documento del dia que se conservaran para ser consultados en el momento que se necesite.

2.ARCHIVO Y PROTECCION:Documento guardado adecuadamente para poder localizarlo con rapidez.

• RECOMENDACIÓN:

ESCOGER BIEN EL SISTEMA A USAR SEGÚN EL TIPO DE INFORMACION O DOCUMENTO.

USAS SISTEMAS CRUZADOS ES DECIR COMBINACION CRONOLOGICA CON ALFABETICA GEOGRAFICA CON NUMERICXA ETC.

TENER PRESENTE LA REGLA DE ORO

A MAYOR CLASIFICACION MAYOR AGILIDAD

3.UTILIZACION:consulta el documento

4.TRANSFERECIA.es el movimiento o traslado los documentos inactivos o gavetas inactivos o archivo muerto.los archivadores de documentacin transferida son de cxarton y se cplocan en anaqueles.

5.ELIMINACION:_los documentos que no son útiles deben destruirse de acuerdo a la administración de cada empresa o las normas determinadas por la ley.

CONCEPTOS BASICOS DE ARCHIVOS

1-DEFINICION CONCEPTO DE ARCHIVO-

DATOS E INFORMACION

DISCIPLINAS INFORMACION DE ESQUEMATIZA.

ENTRADA,PROCESO,Y SALIDA.

En donde los datos (entrada)son el insumo que requieren el procesamiento (proceso) para producir la información (salida)

ENTRADA-----------------------------------PROCESO---------------------------------------SALIDA---------------------

Entrada de                              -------- procesamiento de                                        salida de

    Datos                                                     Datos                                                           Informacion.

DEFINICION DATOS E INFORMACION

DATOS:sucesos,hechos,eventos que son registrados a travez de medición.

(cuantitativa o cualitativa) observación etc.

INFORMACION:son los datos manipulados o procesados que son procesados de manera adecuada a los usuarios para servir de soporte a la toma de decisiones (organizaciones)con las características de exactitud,relevancia y oportunidad.

DATOS-----------------------------------------------PROCESO-----------------------------------------INFORMACION

• CAPACITACION                                   ORDENAMIENTO                                        USUARIOS
• CAPTURA                                              OP.ARITMETICAS                                       DIRECTOS
• REGISTRO                                             OP.LOGICAS
• REGISTRO                                              PRESENTACIONES                                     USUARIOS
•                                                                  DE REPORTES
•                                                                  CONDENSADOS                                        INDIRECTOS
•                                                                   CONSULTADOS
•                                                                    SUMARIOS

ESTRUCTURA DE DATOS Y ORGANIZACIÓN DE DATOS

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