La Importrancia De Los Archivos

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La Ley de archivo nace como una alternativa en Gestión Documental enfocada al sector empresarial público y privado, ofreciendo eficiencia, eficacia, seguridad y confidencialidad en el manejo de su información.

La organización de los archivos tiene sus propias normas y reglamentos que deberían ser encargados por personas con todo el conocimiento sobre el aporte que pueden dar para sus colaboradores. Los archivos son a la vez un producto y un instrumento esencial de las instituciones, que sirven como memoria referencial y como base de datos y antecedentes indispensables para el análisis prospectivo; además los documentos son el instrumento natural para conducir, coordinar y dar soluciones a problemas si se presentan.

La administración documental es un proceso en el cual los empleados y colaboradores aportan su trabajo en la producción, recepción, la consulta, almacenamiento, recuperación y todos los procesos que se deben tener en cuenta con respecto los documentos de una entidad.

Trabajar en una oficina utilizando gran cantidad de informacion y documentos que nos obligan a buscar de una manera organizada en un archivo para que en cualquier momento sea fácil encontrarla y así cumplir con las normas que se requieren.

El desarrollo de una excelente organización documental radica en la adecuada capacitación del personal; designado para tal fin. Dicha capacitación, debe ser impartida por una persona experta en el tema o una institución especializada; soportada por un trabajo de campo exhaustivo y controlado, en donde se corrijan errores y se prepare al personal para afrontar situaciones de máxima envergadura, y en donde no se pierda tiempo en problemas con preguntas; en cambio se den respuestas con soluciones.

Cabe comentar, que dicha capacitación se complementaría de manera exitosa; proporcionando al estudiante un entorno virgen en donde pueda dar rienda suelta a su capacidad de organización, implementando sus propios criterios y métodos de trabajo los cuales deben ser puestos en práctica.

La Contraloría General de la Republica, la Contraloría General de los Departamentos y el Archivo General de la Nación están brindando contantemente el apoyo a las entidades públicas motivándolos al cumplimiento de la ley general de archivo, brindando los conocimientos básicos para su aplicación y las orientaciones necesarias para el inicio de la organización del archivo de las entidades.

La información es tan importante en las empresas públicas y privadas que la buena organización de la misma ayuda a la buena toma de decisiones y al desarrollo eficiente de la entidad.

LUIS EDUARDO SALCEDO NARVAEZ

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