La empresa XYZ

PERFIL DEL CARGO CLAUDIA YASMIN UYASABA MOLANO

ACTIVIDADES

• Recepcionar llamadas telefónicas según el protocolo establecido por la empresa XYZ

• Archivar documentos de las diferentes áreas de acuerdo con la normatividad y lo establecido por la empresa XYZ

• Elaborar cartas, actas, memorandos y circulares según norma ICONTEC

• Convocar el personal requerido para el área de ventas según lo requiera el coordinador de ventas.

• Validar la información de las ventas entregadas por los asesores comerciales de la empresa XYZ

• Legalizar los contratos de la empresa XYZ ante la firma JPQ según lo establecido por la ley.

• Alimentar las bases de datos de la empresa XYZ con información actualizada del área de ventas.

• Elaborar soportes contables para la empresa XYZ (Comprobantes de egreso y recibos de caja)

• Administrar la caja menor de la empresa XYZ llevando un registro permanente de los movimientos contables realizados .

• Atender y brindar información al personal interno y externo de la empres XYZ sobre convocatorias y soporte comercial.

• Llevar el registro del inventario de dotación y material P.O.P de la empresa YXZ, cuando sea requerido.

ORGANIGRAMA MATRICIAL

CONDICIONES DE TRABAJO

• Jornada laboral de Lunes a Viernes de 8 am – 5pm y Sábados de 8 am- 1:30 pm

• Tener continuos desplazamientos dentro de la empresa XYZ acorde con las actividades a desarrollar.

• Disponer de elementos de oficina según lo estipulado en el inventario de la empresa XYZ.

• Ejecutar pausas activas dentro de sus actividades normales en la empresa XYZ

ESCOLARIDAD: TECNICO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

HABILIDADES

• Ser ágil en digitación de documentos pertinentes a la empresa XYZ, según norma ICONTEC

• Manejar los programas de office según lo requiera la tarea establecida y las necesidades de la empresa XYZ en el área comercial y administrativa.

• Requiere destreza en análisis de la información de acuerdo a las necesidades establecidas dentro del área comercial de la empresa XYZ.

RESPONSABILIDAD

• Contar con destrezas en habilidades sociales y comunicativas para brindar apoyo al cliente interno y externo de la empresa XYZ.

• Ser competente en digitalización de documentos pertenecientes a la empresa XYZ.

• Ejecutar los aplicativos utilizados por la empresa XYZ (Agendamiento y RR) en el área comercial.

• Ejecutar los procesos de legalización de contratos de los asesores comerciales de la empresa XYZ según lo establecido por la empresa legalizadora JPQ.

• Administrar y salvaguardar documentos según la bitácora establecida por la empresa para la entrega de documentos conforme a los procedimientos de la empresa XYZ.

• Alimentar la base de datos que contiene información contable, talento humano y de legalización de contratos perteneciente a la empresa XYZ.

• Atender clientes internos y externos de la empresa XYZ aplicando las políticas de servicio al cliente según lo establecido por la organización.

• Llevar el inventario de dotaciones y material P.O.P de la empresa XYZ.

• Llevar a cabo los procesos de legalización de contratos de los asesores comerciales de la empresa XYZ a la empresa JPQ.

• Elaborar y llevar un registro de los soporte contables de la empresa XYZ.

• Administrar la caja menor de la empresa XYZ.

• Entregar de manera oportuna las tareas asignadas por el jefe directo y lo establecido dentro de la bitácora de actividades.

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