La importancia de la organización, sus principios

Introducción

Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia sólo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominada organización.

Una vez que se ha establecido “lo que se quiere hacer”, dicho de otra manera: los objetivos a alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario determinar “como hacerlo”, que medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la organización.

La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego orégano al que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un proceso.

Se analizan estos significados se puede concluir que, en esencia, las tres involucran la idea de una estructura, aunque con diferentes implicaciones; ahora se estudiará a la organización como un proceso o etapa de la administración.

Desde el anterior punto de vista, la organización es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construcción, ya que la organización establece la disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.

Capítulo 1: Organización

DEFINICIÓN

Para poder hablar de organización, empezaremos por su origen y su porqué.

La Organización es innata a la humanidad, nació de la unión de los hombres, o sea, de la sociedad, ya que los hombres se unían para poder satisfacer sus necesidades y trabajar en grupo; los hombres tuvieron que organizarse para poder logar y llevar a cabo sus objetivos.

Para lograr dichos objetivos, cada unidad de la sociedad o del organismo ponía una acción distinta, pero complementaria de las demás.

Con el tiempo las sociedades se han tornado más complejas, al igual que sus problemas.

La sociedad se basa en el orden, ya que éste es la esencia de la vida social. Una empresa o industria es una pequeña sociedad:

Debe, por lo tanto, estar bien ordenada o, mejor dicho, bien organizada.

La organización tiene su origen en la palabra organismo, de la cual se desprende la definición siguiente: organización es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

La organización produce grandes beneficios que reflejan en la reducción de costos para la empresa y una mejor dirección de la misma.

Para emitir una definición formal de este concepto se revisarán algunas de las definiciones más reconocidas:

 Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

 Eugenio existo Velasco. Organizar esa agruparía ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.

 Isaac Guzmán V. Organizaciones la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

 Joseph L. Massie. La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

Elementos del concepto.

Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos básicos del concepto, mismos en los que coinciden todos los autores:

Estructura. la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Con estos elementos se puede definir a la organización como:

El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

IMPORTANCIA

Los problemas de organización se han presentado a los hombres desde que empezaron a trabajar juntos en los proyectos más simples. La dependencia creciente de la gente entre sí y la concentración en la sociedad moderna.

Es por eso que quizás sea la etapa más creativa de la administración, puesto que en ella se deben establecer todas las consideraciones necesarias para definir claramente hacia dónde va un organismo y la forma más correcta y conveniente de ejecución para lograr sus objetivos.

La organización depende básicamente de la observación de sus principios y de la eficiencia del personal encargado de ejecutar las acciones para llevarlos a cabo.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contratación, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

PRINCIPIOS

Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas, su aplicación tiene por necesidad que variar para ajustarlos a las circunstancias individuales.

Definición de principio: Un principio es una proporción formulada para que sirva de guía a la acción.

Objetivo perseguido. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. es decir, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. Al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.

Principio del análisis. Hay que hacer un análisis completo de todo el problema, de modo que se puedan conocer y segregar todos los elementos y asignar a cada uno su valor relativo. Por ejemplo: si el objetivo es el establecimiento de una nueva empresa para la fabricación y venta de una mercancía determinada, sería necesario primero hacer un análisis industrial. Éste incluirá un estudio minucioso de: el producto en cuanto a su naturaleza y utilidad; el mercado y los cauces para la distribución; la situación de la fábrica, el tipo, la construcción y la disposición de los edificios; las necesidades de calefacción, alumbrado y ventilación; la maquinaria y los aparatos que habrá que instalar; la mano de obra, la inspección y la dirección necesarias para administrar la fabricación, las ventas y las operaciones financieras, para coordinarlas, equilibrarlas y enlazarlas; finalmente, el capital necesario y su procedencia, lo que es de una importancia vital.

El principio del análisis debe aplicarse no sólo al iniciar una empresa nueva o al introducir una modificación en una empresa establecida, si no durante toda la vida de la organización.

Principio de sencillez. Deben eliminarse todas las actividades que no sean absolutamente necesarias y las que se conserven deben manipularse de la manera más sencilla posible.

Principio de funcionalización. La organización debe construirse teniendo en cuenta las principales funciones y no a un individuo o un grupo de individuos. La funcionalización es el agrupamiento lógico de las operaciones o actividades análogas y complementarias. Por ejemplo: todas las actividades relacionadas

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