MANEJO Y USOS DE LA AGENDA

El manejo de agenda

Wednesday, May 4, 2011

Es un elemento clave en la organización y la productividad de tu oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo de agenda que todas la(o) s asistenta (e)s administrativa(o) s deben conocer.

El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave en la organización y la productividad de tu oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo de agenda que todas la(o) s asistente(a) es administrativa(o) s deben conocer.

Cuando tu jefe tiene una reunión que sabes será complicada, conviene protegerlo de llamadas y visitas que lo distraigan de los temas importantes a ser tratados. De esta manera, el jefe será más productivo y tú serás directamente responsable de ese resultado.

Los equipos ideales de jefe/secretaria o asistente/gerente son aquellos en los que la asistenta es responsable, junto con su gerente, de coordinar las citas. Para ello es conveniente que el jefe como la Asistenta manejen su propia agenda, para compararlas al final del día y organizar los compromisos del siguiente, manteniendo la misma información.

Conversa con tu jefe sobre los asuntos del día. Realiza los cambios necesarios (agregar, eliminar, etc.). Contacta a las personas afectadas por los cambios realizados en la agenda. Repasa con tu jefe los eventos de las próximas semanas.

Adelántate a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de último momento y la posibilidad contar con todos los elementos y materiales necesarios para una reunión en el debido momento.

Si llegan correos a última hora y la reunión ya ha comenzado, no dejes de hacérselo saber a tu jefe.

CLAVES RÁPIDAS PARA MANEJO DE AGENDA

• Conocer las preferencias de manejo de agenda del o los jefes

• Dejar en blanco algunos espacios entre las citas anotadas para que tu jefe pueda devolver los llamados y atender algunos temas urgentes.

• Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se realicen fuera de la oficina

• Dejar en blanco algunos horarios por la mañana para que el jefe se organice

• Dejar en blanco los horarios del fin de día para que el jefe pueda terminar sus asuntos y prepararse para el día siguiente.

• No utilices la agenda como archivador ni para tomar nota en seminarios o reuniones.

Antes no existía la tecnología. Se anotaban las citas en agendas de papel. Ahora los jefes y secretarias conocen la tecnología y muchos utilizan Blackberry, la Palm u otras herramientas electrónicas. La asistenta exitosa debe coordinar todas las citas para que se cumplan, para

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