METODO COMUNICACION PROGRAMACION PEDIDOS

ALCANCE        

Esto depende de los asesores de venta, área de logística y choferes.

FORMATOS Y ANEXOS

Formato:

• Lista de pedidos urgentes.
• Programación y seguimiento.
• Toma de pedido.

RESPONSABILIDADES        

Es responsabilidad de los asesores de venta:

• Anotar en la libreta de pedidos, el número de la factura o folio, nombre del cliente y los materiales a surtir.
• Entregar al encargado de logística la factura o folio, para que este haga el respectivo movimiento.

Es responsabilidad del encargado de logística:

• Capturar en el formato “lista de pedidos urgentes” los datos de la factura o folio.
• Programar la salida de los pedidos.
• Anotar en el pizarrón, los pedidos que se enviaran en el transcurso del día.
• Entregar a los choferes las facturas o folios para cargar el material en los camiones.

Es responsabilidad del chofer:

• Entregar las facturas o folios al encargado de la bodega, para que se surtan los pedidos.
• Anotar en el formato de programación y seguimiento las facturas o folios que entregará.
• Entregar el formato toma de pedido, ya que el material este entregado.

PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE

Los asesores de venta elaboran las facturas y la toma de pedido,  anotan la factura en la libreta de pedidos y las entregan con el encargado de logística.

Asesor de ventas.

El encargado de logística, captura en el formato de lista de pedidos urgentes (un documento en Excel), la factura o folio. Este formato contiene: Fecha (en la que se registra la factura o folio), hora (en la que se registra la factura o folio), No. Toma de pedido,  No. De factura o folio, nombre del cliente, productos, No. De teléfono del cliente, fecha de compromiso,  vendedor,  urgente, ordinario.

Encargado de logística.

Se le pone el sello de evaluación de servicio de entregas, a la toma de pedido.

Encargado de logística.

Dependiendo de la prioridad del pedido o cliente, se hace la programación. Si es un pedido urgente se envía en cuanto hay un camión disponible. Lo mismo pasa cuando es un cliente VIP. El resto de las facturas o folios, se van programando conforme los asesores de venta las entregan al encargado de logística. Si hay un envío a un pueblo retirado, se le explica al cliente que se tardará de dos a tres días en enviarle su producto porque se tiene que completar la carga del camión.    

Encargado de logística.

Ya que está hecha la programación de pedidos, se anota en el pizarrón el nombre del chofer, el No. Del camión,  No. De factura o folio, nombre del cliente y  la hora de salida.

Encargado de logística.

Se  le entrega a cada chofer las facturas o folios que le corresponden.

Encargado de logística.

El chofer junto con sus ayudantes, entregan las facturas o folios al encargado de bodega para que se surta el material.

Chofer y ayudantes.

El encargado de bodega surte y entrega el material al chofer y ayudantes.

Encargado de almacén.

Se sube el material al camión, se rellena el formato de programación y seguimiento. Este formato contiene: fecha, No. De camión, chofer, viaje, folio o No. de factura, la forma de pago  crédito o contado, hora de recepción de pedido y tiempo estimado de entrega.

Chofer y ayudantes.

Se entrega el material y el cliente firma de recibido.

Chofer.

En caso de que el material no se haya entregado, se regresa a CMA. Y se le escribe al reverso de  la factura o folio el motivo por el cual se regresó.

Encargado de logística.

Si la factura o folio está por cobrar, el chofer entrega el efectivo o cheque a la cajera.

Chofer.

La cajera pone el sello de pagado.

Cajera.

El chofer entrega al encargado de logística el formato toma de pedido y la copia de la factura o folio.

Chofer.

Al final de día, se tachan en la libreta de pedidos las facturas o folios que se entregaron.

Encargado de logística.