METODOS PARA LA APLICACCIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

METODOS PARA LA APLICACCIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

William P. Leonard

« Management Audit » 1960

Propósito y finalidades:

* Encontrar posibles irregularidades o deficiencias.

* Indicar posibles mejoras en las operaciones.

* Revisar y evaluar métodos y actuación en todas las áreas.

* La naturaleza de las tareas de la auditoría administrativa se convierte en un servicio especializado prestado a la «dirección superior» distinto a cualquier otro tipo de asesoramiento.

* El auditor administrativo se convierte en una persona de la empresa que conoce las habilidades y métodos de varios departamentos.

Servicio de consultoría

Factores a revisar y evaluar

* Planes y objetivos: Las deficiencias se descubrirán por la falta de una completa y clara estipulación de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de metas.

* Estructura orgánica: Para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de la empresa. Deficiencias comunes: Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades específicas.

* Políticas y prácticas: Esenciales para una administración eficaz, dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente sirven para unificar y coordinar a toda la organización. Es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc.

* Sistemas y procedimientos: El auditor debe tener en cuenta su propósito y forma. Decidir sobre sus méritos respecto a la forma que sirve a la empresa. Puede resultar costoso y entorpecer operaciones. Cerciorarse de que el sistema o procedimiento este proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse

lo que se está haciendo, dónde, cuándo, cómo y por quién.

* Métodos de control: Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada.

* Potencial humano y elementos físicos empleados: Esta evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente. El auditor buscara causas de descontento en el empleo, falta de observación en políticas y procedimientos de la empresa, coordinación deficiente, su propósito será revelar cualquier debilidad, error, deficiencia.

Recolección de los datos

La recolección de datos en la auditoria administrativa demanda el uso de técnicas que permitan una revisión adecuada. Algunas de ellas son:

Organigramas | Diagrama de tiempos, hombres y maquinas | Hojas de instrucciones, operaciones y rutas | Investigación de operaciones |

Informes, anexos y presentaciones similares | Diagramas de disposición | Simplificación del trabajo | cuestionarios |

Análisis, interpretación y síntesis

De acuerdo con el esquema general, los pasos a realizar son:

* Estudio de los elementos

* Diagnóstico detallado

* Determinación de propósito y relación, explicando la causalidad y sus consecuencias.

* Localización de deficiencias actuales y potenciales.

* Realizar un balance analítico de la importancia y valor de cada elemento y unidad considerados en relación al todo.

* Comprobación de la eficiencia en cada uno de los factores considerando su importancia.

* Buscar problemas: el auditor debe estar pendiente de problemas y deficiencias.

* Encontrar soluciones a los problemas definidos.

* Comparar las alternativas que se ofrecen a la solución

del problema.

Simplificar métodos mediante los siguientes pasos:

* Eliminar trabajo innecesario

* Mejorar sistemas

* Reducir gastos

* Determinar decisiones apropiadas

* Seleccionar los mejores métodos para un trabajo adecuado.

Presentación del informe y su discusión

* Propósito y alcance

* Aspectos fundamentales

* Problemas discutidos con la supervisión

* Prácticas comunes

* Discusión comentarios

* Recomendaciones

* Anexos

“Instituto Americano de La Administración”

El Instituto Americano de la Administración utiliza un método desarrollado por Jackson Martindell. El análisis del AIM parte de que cualquier empresa, de cualquier índole, tiene áreas generales sujetas a investigación que permiten obtener una evaluación de la administración.

Esquema General

Varía para los distintos tipos de organizaciones, de acuerdo a éste método. En cada tipo de organización se evalúan 10 áreas.

Para una empresa de tipo religioso

* Función social.

* Estructura formal.

* Crecimiento de sus instalaciones.

* Análisis de membresía.

* Programa de desarrollo.

* Políticas financieras.

* Análisis del consejo de directores.

* Eficiencia en la operación.

* Evaluación administrativa.

* Efectividad en la dirección.

Para una empresa de tipo educativo

* Función académica.

* Estructura formal.

* Crecimiento.

* Programa de desarrollo.

* Análisis de los alumnos egresados.

* Políticas financieras.

* Eficiencia en la operación.

* Análisis del consejo de directores.

* Evaluación administrativa.

* Efectividad en la enseñanza.

Para un hospital

* Función social.

* Estructura formal.

* Crecimiento de sus instalaciones.

* Programa de desarrollo.

* Cuidado de los pacientes.

* Políticas financieras.

* Eficiencia en la operación.

* Análisis del consejo de directores.

* Evaluación administrativa.

* Efectividad en la actividad científica

Para una institución sin fines de lucro

* Función económica.

* Estructura formal.

* Crecimiento.

* Atención a los donadores.

* Investigación y desarrollo.

* Análisis del consejo de directores.

* Políticas financieras

* Eficiencia en la operación.

* Servicio al público.

* Evaluación de los ejecutivos.

Para una institución con fines de lucro

* Función social

* Estructura formal

* Utilidades

* Atención a los accionistas

* Investigación y desarrollo

* Consejo de administración

* Políticas fiscales

* Eficiencia en la producción

* Distribución

* Efectividad en los ejecutivos

Programa de la auditoria en una institución con fines de lucro

* Función económica

* Estructura formal

* Utilidades

* Atención a los accionistas

* Investigación y desarrollo

* Consejo de administración

* Políticas financieras

* Eficiencia en la producción

* Distribución

* Evaluación de los ejecutivos

Cuestionario de Evaluación de los ejecutivos

Se divide en:

* Integridad

* Habilidad

* Iniciativa y dinamismo

Análisis Factorial Del Banco De México

Definición de Auditoría Administrativa:

Se le llama investigación industrial y la define como un “análisis de potencialidad de la productividad”. Que sería un incremento a la eficacia de operación. Trata de descubrir fuerzas que actúan en un ámbito en el cual

el resultado final de un esfuerzo depende de gran variedad de parámetros operativos.

Éste método es útil para transformar los datos de operación en una teoría que se aplicará como sigue:

1. Analizar la operación total para identificar los factores que intervienen en ella.

2. Definir las funciones de esos factores con relación al resultado esperado de la operación en su conjunto.

3. Determinar el grado en que el desempeño real y objetivo de estas funciones contribuye al esfuerzo total.

4. Investigar qué factor o parámetro ejerce una influencia decisiva, favorable o adversa, en la operación.

Escala de Apreciación: La auditoría administrativa trabaja con una gran parte de elementos cualitativos y pretende dar una evaluación cuantitativa. Se manejan diversos modelos para tabular y combinar evaluaciones. Ejemplo: Modelo para la revisión de las etapas del desarrollo.

ANÁLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MÉXICO

ESQUEMA GENERAL

* Medio ambiente.

* Política y administración.

* Producción y procesos.

* Financiamiento.

*

Medios de producción.

* Fuerza de trabajo.

* Suministros.

* Actividad productora

* Mercadeo

* Contabilidad y estadísticas

PROGRAMA DE ANÁLISIS

Etapa I. Planear la investigación.

Etapa II. Analizar el tema.

Etapa III. Examinar cada factor.

Etapa IV. Combinar los hallazgos

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