LA METODOLOGÍA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

UNIDAD 3 LA METODOLOGÍA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

¿Qué es la auditoria administrativa?

Es la revisión sistemática con fines evaluatorios de una dependencia, entidad o parte de ella.

¿Cuál es su objetivo?

Determinar si la organización está operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la administración pública federal. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización.

Entre los diversos autores encontramos los siguientes conceptos de Auditoria Administrativa:

• Joaquín Rodríguez Valencia: “la Auditoria Administrativa es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un órgano social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relación con las metas fijadas, los recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y su forma de operar”.

• Carlos Anaya Sánchez: “la Auditoria Administrativa es la técnica que tiene como objetivo revisar, supervisar y evaluar la administración de una empresa”.

• Enrique Benjamín Franklin F: “Una Auditoria Administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora”.

La Metodología para la auditoria administrativa comprende las siguientes fases:

Planeación

Ejecución

Informe

3.1 Planeación de la Auditoria Administrativa

Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

1. Planeación

Se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

El planeamiento garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos ya que promueve significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado.

El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoria.

Los enfoques que pueden utilizarse para la selección son: consideración de los problemas y debilidades conocidas e identificación de ares importantes no auditadas anteriormente.

Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas:

a) Reuniones de trabajo

b) Quejas y reclamos

c) Indicadores de rendimiento.

El interés de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atención en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones, puede incluirse aquellas áreas en donde se anticipan problemas importantes que podrían presentarse de manera inesperada.

Se puede entonces conceptualizar la Planeación de la Auditoría así:

La Planeación de la Auditoría es la fase inicial del examen y consiste en determinar de manera anticipada los procedimientos que se van a utilizar, la extensión de las pruebas que se van a aplicar, la oportunidad de las mismas, los diferentes papeles de trabajo en los cuales se resumirán los resultados y los recursos tanto humanos como físicos que se deberán asignar para lograr los objetivos propuestos de la manera más eficiente.

2. Ejecución

La fase de ejecución de la auditoria esta focalizada en la obtención de evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos más importantes aprobados en el Plan de la Auditoria.

Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecución, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe.

3. Elaboración del Informe

El informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Por esta razón el informe de auditoría cubre dos funciones básicas:

Comunica los resultados de la auditoría de gestión.

Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.

Cada auditoría de gestión culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la entidad auditada.

El Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditoría de gestión es la siguiente:

Síntesis gerencial.

Introducción.

Conclusiones.

Observaciones y recomendaciones.

3.2 Elaboración de Instrumentos de recopilación y obtención de la Información

Los instrumentos aluden a “materiales que pueden ser convenientemente utilizados para la recogida, contraste y acopio de la información precisa, que conduzca a la valoración” Es importante destacar, que en todo instrumento de recolección de los datos se deben observar dos requisitos esenciales: la validez y la confiabilidad. En la Auditoría Administrativa, los instrumentos a utilizar pueden ser de una naturaleza muy variada tales como:

1. Investigación documental

2. . Observación directa

3. El cuestionario

4. La entrevista

La base sobre la que giran estas técnicas es sustancialmente la misma, es decir aplican sistemáticamente las siguientes preguntas claves:

¿Quién? ¿De qué se trata? ¿Cuáles son los sucesos?

¿Qué? ¿Qué deberá ser investigado?

¿Cómo? ¿Cómo se producen?

¿Por qué? ¿Por qué existe o tiene lugar el hecho analizado?

¿Cuándo? ¿En qué lugar?

¿Cuánto? ¿En qué cantidad?

1. Investigación documental: consiste en recolectar y hacer un primer examen de la información que exista, grafica y escrita sobre el objeto definido del estudio que se trate.

Toda técnica de investigación requiere de:

Fuentes.-las fuentes son los archivos privados.

Medios.- son aquellos documentos como formas, reportes, informes (administrativos, contables, estadísticos) y se basa en tres etapas

Recolección de la información: debe planease cuidadosamente teniendo encuesta calidad cantidad y veracidad del material recopilado.

Análisis de la investigación: aplicar un buen juicio y experiencia

Clasificación de la información: clasificación técnica y sistemática de la información

2. Observación directa: tiene como finalidad complementar, confrontar y verificar los estudios que se hayan realizado conforme a la investigación documental, ayuda a penetrar en el campo de acción de nuestro estudio y principalmente a preparar la atmosfera del escenario en el cavamos actuar. El observar, descifrar, entender y explicarlos factores que comprenden una situación dada en la mayoría de las veces se encuentra sujeta a interpretaciones de tipo personal y se basa en el siguiente etapas

Definir el punto de estudio

Anotar sus características

Desarrollar una crítica (estas notas se deben guardar para posteriormente consultarlas)

3. El cuestionario: Son documentos que sirven como guía para buscar contestación a interrogantes acerca del área de revisión. Es una forma de reunir datos y tiene por objeto descubrir hechos u opiniones, con datos objetivos y cuantitativos. Toda información obtenida a través de cuestionarios deberá ser complementada y verificada por medio de la observación, ya sea de hechos o de registros. El auditor por ningún motivo deberá entregar los cuestionarios al cliente para ser terminados, ni deberá mostrarlo mientras se entrevista con el mismo.

La aplicación de cuestionarios solo se justifica cuando:

El tiempo para la observación directa o la entrevista es demasiado corta

La información buscada se encuentra dispersa

Las fuentes de información son muy variadas o la información a obtener exige una larga búsqueda.

Proceso de la búsqueda de información por medio de cuestionarios

A. Determinación del universo

B. Formulación del cuestionario (estructurados – no estructurados)

Estructurados: son aquellos cuyo contenido se basa en una serie de preguntas concretas, pre ordenadas y definidas por otras interrogantes adicionales, que se limitan a lo necesario para aclara y detallar las respuestas.

No estructurados: generalmente se le conoce como guía de entrevista y su contenido se basa en temas generales a cubrir durante la entrevista, dejando suficiente libertad al auditorio para condicionarlo a la circunstancias.

Obtención de datos (es la aplicación del cuestionario por medio de una entrevista)

Tabulación de datos (analizar las respuestas y tabular los datos en base a una escala de apreciación

Interpretación de los resultados

4. La entrevista: nos permite descubrir aquellos aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencias y observaciones tanto internas como externas valiéndose de la viva narración de las personas.

Generalidades de la entrevista:

Atmósfera

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