Metodologia Para La Auditoria Administrativa

METODOLOGIA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La Metodología para la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática y comprende las siguientes fases:

I.- Planeamiento

II.- Ejecución

III.- Informe

I.- Planeamiento

Se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades mas importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

El planeamiento garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos ya que promueve significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado.

El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoria.

Los enfoques que pueden utilizarse para la selección son: consideración de los problemas y debilidades conocidas e identificación de ares importantes no auditadas anteriormente.

Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas: a) reuniones de trabajo, b) quejas y reclamos, y c) indicadores de rendimiento.

El interés de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atención en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones, puede incluirse aquellas áreas en donde se anticipan problemas importantes que podrían presentarse de manera inesperada.

Etapas de la Fase de Planeamiento:

1.- Revisión General: Conocimiento inicial de la entidad a examinar, análisis preliminar de la entidad, formulación del Plan de Revisión Estratégica, ejecución del plan y formulación del Reporte de Revisión Estratégica.

2.- Revisión Estratégica

3.- Elaboración del Plan de Auditoria

1.- Revisión General

Se inicia con la obtención de información sobre el sobre la entidad, sistema funcional, programa o proyecto por examinar, debiéndose adquirir un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones.

1.1.- Conocimiento inicial de la entidad a examinar: con el objeto de evaluar.

Fines, objetivos y metas: el resultado o efecto que se desea obtener

Recursos presupuestales autorizados: asignación de fondos autorizados, para el cumplimiento de sus fines, pueden ser medidos en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad.

Sistemas y controles gerenciales: incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios previstos.

Los controles gerenciales constituyen los medios que asegura que el sistema es efectivo y manejado en función de los criterios de eficiencia y economía y en armonía con las leyes y reglamentos vigentes.

Importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del Informe: guarda relación con los objetivos de la auditoría y los usuarios potenciales del informe (consideraciones sobre cantidad y calidad).

Seguimiento de medidas correctivas de auditorias anteriores: suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la administración y su actitud frente a las recomendaciones de los auditores, lo que podría determinar su inclusión en el examen.

Fuentes de información para el planeamiento: Otra fuente de información para la etapa de planeamiento es el archivo permanente de la entidad programa y/o proyecto que esta constituido por un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de información de utilidad para el planeamiento de futuros exámenes tales como: leyes y regulaciones aplicables, sistema de información gerencial, normatividad interna. Organización, actividades que lleva acabo la entidad, recursos utilizados en las actividades y planeamiento.

Información proveniente del Órgano de Auditoria Interna: puede apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminándose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos.

1.2.- Análisis preliminar de la entidad: El auditor lo elabora en base a la información recopilada en la etapa de revisión general y considera:

Ambiente de control interno: influye en forma persuasiva en las actividades y objetivos establecidos por ella.

Factores del ambiente del control interno:

Integridad y valores éticos: principios morales sólidos, que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad.

Asignación de autoridad y responsabilidad: refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad en la entidad para el desarrollo de las actividades operativas.

Estructura organizacional: Para saber como planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas establecidos.

Políticas de administración de recursos humanos: se relacionan con la contratación, orientación, capacitación, evaluación, asesoría, promoción, remuneración del personal de la entidad.

Los factores externos a considerar son los siguientes: Proveedores, competidores, factores de mercado, factores de naturaleza política, factores psicosociales, tecnología y factores económicos-financieros.

El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma negativa en el desarrollo de sus actividades.

Los factores internos se refieren a: factores administrativos, factores económicos financieros, factores tecnológicos, factores psicosociales, y grupos de interés.

Factores externos e internos: pueden incidir en la entidad y en el logro de sus objetivos y metas

Áreas generales de revisión: varían en función de la entidad, sistema funcional, programa o actividad.

Fuentes de criterio aplicables: son establecidas por el auditor, permite tener una visión global de la entidad por auditar y debe ponerse a disposición del equipo de auditoria designado. Cuando el auditor considere utilizar criterios de entidades ajenas, estos deben ser reformulados.

1.3.- Formulación del Plan de Revisión Estratégica

El producto final de esta etapa es un reporte que contiene los resultados obtenidos en la fase de planeamiento y un plan que servirá de base para la formulación de los programas de auditoria en la fase de ejecución.

Estructura del Plan de Revisión Estratégica

A. Origen de la revisión

B. Objetivos y alcance de la revisión

C. Enfoque a utilizar

D. Analizar preliminar:

1.- Comprensión de la entidad, sistema funcional, programa o actividad.

a) Naturaleza de las actividades y operaciones.

b) Sistemas y controles gerenciales importantes

c) Recursos financieros-presupuestarios autorizados

d) Comprensión del ambiente de control interno

e) Factores externos e internos

f) Identificación de las fuentes de criterio aplicables

g) Revisión de informes de auditoria anteriores

2.- Áreas generales de revisión

a) Áreas generales de revisión y criterios de selección

b) Criterios para excluir del examen áreas consideradas típicas o recurrentes.

E. Personal asignado

F. Presupuesto de tiempo

G. Procedimientos para la revisión estratégica

2. Revisión Estratégica

2.1. Ejecución del plan

2.2. Formulación del Reporte de Revisión Estratégica

2.1.1.- Ejecución del plan: Una vez aprobado el Plan de Revisión Estratégica, el auditor el auditor encargado deberá reunirse con el "ente", para presentar Alos miembros de su equipo que tendrán a cargo el desarrollo del trabajo.

Las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes:

Aplicación de pruebas preliminares: Revisión de los sistemas e informes sobre medición de rendimiento, incluyendo los informes de evaluación de resultados del programa.

Comprensión del ambiente de control interno: el auditor debe profundizar sus conocimientos, con el fin de comprender su actitud frente al control interno y las acciones adoptadas por su alta dirección y gerencia para establecer y mantener el sistema de control interno.

Identificación de factores externos e internos: debe adquirir un adecuado conocimiento acerca de los factores externos e internos que pueden afectar el desarrollo de las actividades y operaciones en la entidad.

Definición de criterios de auditoria: son normas para la evaluación del diseño y el desempeño de los sistemas y controles gerenciales, los criterios deben ser amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero suficientemente específicos para determinarlos.

Descripción de los sistemas y controles gerenciales: incluye las entradas al sistema, el proceso y los recursos utilizados para realizar dicho proceso. Los controles gerenciales cautelan el cumplimiento de lo planeado, en función de los criterios de eficiencia y economía, en armonía con las leyes y reglamentos vigentes.

Los controles gerenciales se clasifican en:

Controles de actividades y operaciones: incluyen políticas y procedimientos implementados por la administración, con el propósito de asegurar que un programa o actividad logre sus objetivos y metas.

Controles de confiabilidad y validez de la información: para asegurar que la información obtenida

...