Marco conceptual de la Revisoría Fiscal

Marco conceptual de la Revisoría Fiscal

C A P Í T U L O3

Se trata de establecer las bases teóricas que permitan identificar la razón de ser de la Revisoría fiscal, desde el punto de vista lógico, conceptual y metodológico. Para esto hemos seleccionado los siguientes conceptos de control que normalmente operan en las organizaciones y que sirven para explicar el concepto de Revisoría fiscal, desde la perspectiva del metacontrol organizacional, para establecer el Marco conceptual de la Revisoría Fiscal:

3.1 Control integral

3.2 Control preventivo

3.3 Control permanente

3.4 Control independiente

Los primeros tres tipos de control organizacional, hacen parte del diseño de los sistemas de control interno, bajo la responsabilidad directa de la administración en línea, de las organizaciones. El Revisor fiscal lo que hace es evaluar críticamente los procesos de control integral, preventivo y permanente, en forma independiente de la administración y de los procesos operativos, con el objeto de asegurar los resultados esperados.

Mientras el personal de línea de las organizaciones hace control directo a los procesos administrativos y operativos, el Revisor fiscal evalúa los sistemas de control en funcionamiento, desde una posición independiente de las operaciones y de la administración. A esto es a lo que se le denomina: metacontrol organizacional. Sin embargo, para validar la efectividad de los sistemas de control, el Revisor fiscal, debe realizar pruebas de calidad y de legalidad de los procesos operativos, en tiempo real, con base en parámetros de medición, a nivel de: legalidad, economía, eficiencia y efectividad de las operaciones, haciendo énfasis en las áreas sobre las cuales debe emitir los informes.

La definición del marco conceptual de la Revisoría fiscal, permite entender que la naturaleza de la Revisoría fiscal no es legal sino administrativa. La teoría del control organizacional no hace parte del campo disciplinar del Derecho, sino de la Teoría de la administración de organizaciones. De ahí que la fortaleza teórica de la Revisoría fiscal deba basarse en la teoría de la administración relacionada con el control organizacional y no en el marco jurídico tradicional de la Revisoría fiscal. Esto implica que la Revisoría fiscal sea una fi gura de naturaleza administrativa, evidentemente respaldada por la norma jurídica. La Revisoría fiscal fue creada por ley de la República para cumplir una misión de naturaleza administrativa. Tal vez por este hecho se nos ha venido vendiendo la idea de que la Revisoría fiscal es una figura de naturaleza jurídica.

3.1 CONTROL INTEGRAL.

El concepto de control integral, en las organizaciones, se refiere al control de toda la organización, sin límites de acceso a los sistemas de planeación, organización, operativos, de información y de comunicación, en la perspectiva de lograr una organización transparente frente a todos los intereses internos y externos. Esto implica que el Revisor fiscal debe gozar de una amplia cultura jurídica, económica, administrativa, financiera y tributaria que le permita evaluar toda la organización y estar en condiciones de identificar el mapa potencial de riesgos y el sistema de control interno asociado que asegure una gestión integral de calidad. 

El concepto de control integral, opera sobre toda la organización, a través de la evaluación del sistema de control interno, siguiendo la filosofía del metacontrol organizacional, no de la auditoría integral.

La Revisoría fiscal se ejerce comparando el sistema de control interno que está operando en la entidad fiscalizada frente a los modelos de control reconocidos por la comunidad administrativa internacional. Se entiende que si el sistema de control interno evaluado es confiable, también lo serán los procesos y la información emitida por la entidad.

La empresa se debe evaluar como un todo, es decir, como un sistema conformado por muchas partes interrelacionadas con un objetivo común. Esas partes se agrupan en insumos, dependiendo del tipo de empresa, los cuales debidamente gestionados, hacen posible el logro de los objetivos de la empresa. Si alguna de las partes no está encadenada a todo el engranaje de producción de la empresa, el sistema de control interno no podrá cumplir sus objetivos. Pero para mantener ese engranaje funcionando y llegar a cumplir los objetivos, se presentan muchos riesgos durante los procesos, para los cuales a la organización corresponde establecer unos controles muy completos y estables. El Revisor Fiscal debe tener conocimiento y acceso sin restricciones a todos los asuntos administrativos y operativos de la entidad para poder emitir un concepto profesional, confiable e independiente, en el momento que sea necesario.

Para que el Revisor Fiscal afiance el control integral de la empresa, debe:

• Ser Contador Público, en los términos de la Ley, con amplios conocimientos, habilidades y experiencia en trabajos de fiscalización, lo mismo que destacarse en la sustentación apropiada de temas administrativos, financieros, tributarios, económicos y jurídicos.

• Cuando el tamaño de la empresa lo requiera, conformar un equipo de trabajo multidisciplinario suficiente para mantener el control integral y acorde con la responsabilidad y los conocimientos especializados que necesite el tipo de Organización.

• Con base en una metodología y su juicio profesional, mantener un estricto control de mayor a menor criticidad, de: procesos del negocio, riesgos de los procesos, controles de los riesgos y riesgo residual. Esto con el fi n de priorizar su trabajo de control integral.

• Facilitar el cubrimiento integral y oportuno de la evaluación del sistema de control interno, por medio de la sistematización de los procesos de la Revisoría fiscal, esto significa que debe diseñar y desarrollar un Software especializado de control integral, con base en la filosofía de la Revisoría fiscal. Lo anterior porque bajo el concepto de control integral, el análisis crítico de los controles de los procesos y las pruebas de esos controles, se realizarán a toda una población y no solo a una muestra seleccionada. La selección de una muestra será la excepción, de ahí la importancia de la sistematización del proceso de Revisoría fiscal. El control integral debe quedar claramente estipulado en el contrato y/o funciones de la Revisoría Fiscal, así como la disponibilidad sin restricciones por parte del fiscalizado de todo lo que solicite aquel de la Empresa, para conocer, ejecutar pruebas, analizar críticamente y pronunciarse sobre el sistema de control interno.

3.2 CONTROL PREVENTIVO.

Este es el concepto de control medular, en el que se basa la Revisoría fiscal y sobre el que está montada toda la filosofía del Modelo de control integral. La Revisoría fiscal se justifica en las organizaciones, en la medida en que su máxima preocupación es asegurar la prevención del riesgo y para ello se apoya en el sistema de control interno.

La Revisoría fiscal no ejerce el control preventivo, esa es responsabilidad de la administración, sino que evalúa sistemática y permanentemente el sistema de control interno para asegurar la prevención del riesgo. Es en este sentido, en el que se utiliza el concepto de control preventivo, para la práctica profesional de la Revisoría fiscal.

El sistema de control interno se define con base en un análisis de riesgos y contempla una serie de elementos de naturaleza preventiva, tales como: la planeación estratégica, la estructura administrativa definida de acuerdo con las necesidades reales de la organización, el talento humano competente, los manuales de funciones y procedimientos diseñados a la medida, el diseño de la papelería, los sistemas de información y comunicación confiables y el sistema de monitoreo permanente.

El Revisor fiscal lo que hace, para cumplir la misión de control preventivo, es evaluar crítica y oportunamente y en forme integral y permanente, el sistema de control interno, el cual es definido y operado bajo la responsabilidad de la administración.

De acuerdo con el propósito de la administración, los controles se clasifican en preventivos, detectivos y correctivos.

• Un control preventivo implica tomar medidas de prevención para evitar que se materialicen los riesgos potenciales. Por ejemplo: la contratación de pólizas de manejo, la capacitación del personal y la actualización de manuales, entre otros.

• Un control detectivo permite identificar errores, fraudes o ineficiencias, en los procesos operativos o decisionales, los cuales deben ser corregidos oportunamente por la administración. Por ejemplo: la verificación del cumplimiento de normas legales, la revisión de los procesos de facturación y las conciliaciones de cuantas bancarias, entre otros.

• Un control correctivo opera cuando se detectan los errores o incorrecciones en los procesos empresariales. Por ejemplo: la corrección de una declaración de renta debida a la equivocación en el cálculo del impuesto, la corrección de un asiento contable por haber tomado erróneamente los datos de los documentos fuente y la corrección de una nómina por errores en el cálculo de las horas extras, entre otros.

Estos tres tipos de control están involucrados en el proceso administrativo y deben diseñarse de acuerdo con estudios analíticos de costo/beneficio y costo/efectividad. No obstante, con el fi n de establecer claramente el campo de acción de la Revisoría Fiscal y de que su función sea coherente con la oportunidad en la acción administrativa, es indispensable que oriente sus esfuerzos a la prevención de los riesgos.

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