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simplificación de procesos

cada procedimiento o proceso, independientemente de su posterior mecanización debe ser objeto de un rediseño exhaustivo, entendido en términos de eficacia y eficiencia. Del éxito del análisis dependerá la optimización en el uso del procedimiento.

Para analizar la información que permita después realizar un proceso de simplificación (racionalización), es necesario hallar respuesta a las siguientes preguntas:

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 ¿Que se hace? Determinar el propósito u objetivo del procedimiento en general y de las aportaciones de cada unidad administrativa y los resultados que se obtienen en particular.

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 ¿Quien lo hace? Definir que unidades administrativas y profesionales intervienen en el procedimiento y definir las aptitudes y actitudes que adoptan los que intervengan en la realización del trabajo.

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 ¿Como se hace? Determinar los medios con los que cuentan para la realización de las diversas operaciones o actividades, considerando los métodos y técnicas que se aplican.

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 ¿Cuando se hace? Determinar el orden o secuencia en el que se desarrollan las diferentes actividades del procedimiento y la participación de las diversas unidades administrativas. En este sentido, es importante también, saber donde se ubican físicamente las diferentes unidades que participan en la realización del procedimiento.

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 ¿Por qué se hace? Se busca la justificación de la existencia del procedimiento y de las fases que agrupa. Con esto se pretende conocer los objetivos de todas las operaciones o actividades que integran el procedimiento.

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