Metodologia

Propósito del análisis, diseño y control de formas

• Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.

• Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.

• Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.

• Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidades o ambas.

• Contar con un catalogo de formas acorde con las necesidades de la organización.

• Mantener un control de calidad de su producción o compra.

• Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización

Importancia de las formas impresas

Las operaciones administrativas que se efectúan en una organización generalmente requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja.

IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS O FORMAS.

Las operaciones administrativas que se efectúan en una organización generalmente requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:

ANÁLISIS.

Al revisar el contenido de una forma en cuanto a condiciones materiales-tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia de uso y consideraciones funcionales, identificación, objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos, deben considerarse los siguientes aspectos:

• Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.

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