Metodología De Simplificación De Procedimientos Y Determinación De Costos
Alexinho0221 de Mayo de 2013
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ÍNDICE
1. Caso de Estudio Pág. 03
2. Análisis del Procedimiento Pág. 07
3. Elaborar la Tabla ASME-VM del Procedimiento
simplificado Pág. 13
4. Completar las columnas que faltan en la Tabla ASME-VM
simplificada Pág. 14
5. Elaborar el diagrama de bloques del procedimiento
Simplificado Pág. 15
6. Impacto de la simplificación realizada Pág. 16
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3er Diplomado en Simplificación Administrativa Unidad 1 del Módulo II – Caso de Estudio
1. Caso de Estudio
CASO DE ESTUDIO
Indicaciones:
• El caso de estudio consiste en realizar la simplificación de un procedimiento administrativo. El trabajo es individual y se pondrá nota desaprobatoria a las copias.
• Al finalizar el trabajo el alumno remitirá al tutor lo siguiente (a través de mensajería del
aula virtual asignada como “caso de estudio, mensajería”
o Archivo conteniendo la tabla ASME, diagrama de bloques y cuadro comparativo de la Simplificación Administrativa del Procedimiento Administrativo que fue simplificado (Presentado en MS Word, MS Excel, MS Power Point o versión PDF).
• El trabajo deberá ser enviado como máximo hasta el 16 de Enero de 2013.
Simplificación del Procedimiento
“Certificado de Estudio”
Se presenta el diagrama ASME actual del procedimiento “Certificado de Estudio” de una Entidad Pública. Usted está encargado de llevar a cabo la simplificación del procedimiento, por lo que deberá realizar las siguientes labores:
• Analizar el Procedimiento actual para simplificarlo (señale que actividades eliminará y justifique su eliminación, analice el inicio y fin del procedimiento, asuma criterios, condiciones o el entorno del procedimiento de ser necesarios).
• Elaborar la Tabla ASME VM del Procedimiento simplificado.
• Completar las columnas que faltan en la Tabla ASME VM simplificado
• Elaborar el diagrama de bloques del procedimiento simplificado
Elaborar el siguiente cuadro comparativo para medir el impacto de la simplificación realizada
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3er Diplomado en Simplificación Administrativa Unidad 1 del Módulo II – Caso de Estudio
Indicadores Cantidad total en
Procedimiento Actual Cantidad total en Procedimiento
Simplificado
Diferencia (impacto)
A B B-A
Pasos
Áreas
Tiempo (minutos)
Técnico
Jefe
…...(Agregar otros cargos de Personal )
Papel bond
Folder manila
Movilidad
Bolígrafo
Reparación PC´s
PC
Energía eléctrica
….(Agregar otros recursos)
Nota.- El trabajo puede ser desarrollado utilizando software para modelar procesos o utilizando MS Office. Finalmente el trabajo deberá ser remitido a la plataforma virtual por la mensajería asignado como “caso de estudio, mensajería” en alguna versión de MS Office (MS Word, MS Excel,
MS Power Point) o versión PDF
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3er Diplomado en Simplificación Administrativa Unidad 1 del Módulo II – Caso de Estudio
Tabla ASME-VM : Caso Actual - Certificado de Estudios
Paso
Actividad
Área
Contador de Recursos
Identificador de Recursos
Tiempo
(min.)
Recursos Humanos
Recursos identificables
Recursos no identificables
Técn. II Sec. IV Jefe Dpto. Conserje Jefe
Oficina Decano papel bond A4 Formato
Certificado Sobre
Membretado
Bolígr.
Mant. De PCs
Computa- dora
Servicio de Energía eléctrica
1 Informar a usuario
requistos y llenado de formatos
Unid. Atenc. Pers.
3
1
2 Facilitar
formulario Unid. Atenc.
Pers. 1 1 1
3 Revisar requisitos Unid. Atenc.
Pers. 2 1
4 Recepcionar
formulario Unid. Atenc.
Pers. 1 1
5 Registrar trámite
en el sistema Unid. Atenc.
Pers. 2 1
6 Registrar trámite
en el cuaderno de
cargo Unid. Atenc. Pers.
2
1
6 Esperar que se
junten formularios Unid. Atenc.
Pers. 5
7 Trasladar
formulario con requisitos Unid. Atenc. Pers.
2
1
8 Recepcionar
documento Área de
Docum. 1 1
Revisar requisitos Área de
Docum. 2 1
9 Ingresar datos al
sistema Área de
Docum. 1 1
10 Imprimir borrador
de Certificado Área de
Docum. 1 1 1
11 Control de calidad
del Certificado Área de
Docum. 2 1
12 Actualizar base de
datos Área de
Docum. 5 1
13 Traslado para
elaboración de
Certificado Área de
Docum.
5
1
Revisar requisitos Área de
Docum. 2 1
14 Recepción
borrador de
Certificado Área de
Docum.
1
1
15 Registro base de
datos de
Certificado Área de
Docum.
2
1
16 Imprimir
Certficado Área de
Docum. 5 1 1
17 Pegar foto tipear
nombre de Autoridades, poner sello y sello de agua en formato de Certificado
Área de
Docum.
5
1
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3er Diplomado en Simplificación Administrativa Unidad 1 del Módulo II – Caso de Estudio
18 Archiva
expediente Área de
Docum. 5 1
19 Traslado para firma de Jefe
Dpto. de Registro Área de
Docum.
6
1
20 Firma de Jefe de
Dpto. de Registro Área de
Docum. 1 1
21 Secretaria registra
cuaderno de cargo Área de
Docum. 2 1
22 Trasladar a
Atención
Personalizada Área de
Docum.
2
1
23 Recepciona
Certificado y firma cargo Unid. Atenc. Pers.
2
1
24 Espera que recoja
Certificado Unid. Atenc.
Pers. 60
25 Deriva Certificado a Oficina de
Estudios Ofic. De
Estudios
2
1
26 Recepciona
Certificado para
firma de Jefe de
Oficina
Ofic. De
Estudios
2
1
27 Poner sello de la
Oficina Ofic. De
Estudios 2 1
28 Traslado para
firma de Jefe de
Oficina Ofic. De
Estudios
3
1
29 Tiempo de espera Ofic. De
Estudios 480
30 Jefe de Oficina
firma el
Certificado Ofic. De
Estudios
2
1
31 Devuelve a
Secretaria Ofic. De
Estudios 2 1
32 Traslado a Area de
Atención
Personalizada Ofic. De
Estudios
5
1
33 Recepción de
Certificado con firma Unid. Atenc. Pers.
2
1
34 Registro en
cuaderno de cargo para remitir a Facultad
Unid. Atenc. Pers.
3
1
35 Espera que recoja folder con
Certificado Unid. Atenc. Pers.
160
36 Traslado a la
...