Microfilmacion

1, a. Clasificación de documentos

Los documentos se clasifican de acuerdo a los requerimientos de retención establecidos se pueden clasificar como documentos de archivos o históricos

Documento de archivo

Registro de información producida por una persona a entidad en razón a su actividad a funciones que tienen valor administrativo o legal científico, histórico o cultural que sea objetivo histórico o cultural. De conservación

Documento histórico

Documento único que por su significado jurídico autográfico o por sus rangos externos y valor permanente para la dirección del estado se convierte en un documento histórico muy especial para el país.

B .ALMACENAJE Y PROTECCIÓN

Hay un número considerable de factores que incluyen en el almacenaje de las películas fotográficas tales como los costos y almacenaje frecuente en el uso de los microfilm, valor de los documentos además no siempre es posible predecir la duración de las películas por eso debemos tomarlas siguientes prevenciones.

Almacenamiento de microfilmes de tipo comercial

ASPECTOS GENERALES Los microfilmes que tienen como base películas de seguridad son de difícil ignición y su velocidad de combustión es baja. Cuando son almacenados en un ambiente de humedad relativa del 40 % pueden permanecer en temperaturas hasta de 120 °C por períodos de 24 h sin pérdida apreciable de legibilidad e impresión. Ante temperaturas de 150 °C se pueden presentar algunas distorsiones después de 6 h, aunque será posible imprimir los fotogramas individuales. Después de 6 h bajo una temperatura de 180 °C, los microfilmes se deformarán y por lo general su reproducción será imposible. NOTA Las películas con base en nitrato de celulosa son altamente inflamables. Cualquier registro fotográfico que se encuentre en este tipo de película debería ser retirado del local de almacenamiento y copiado en película de seguridad. Los expertos recomiendan hacer copias en película de otra base y eliminar las de nitrato de celulosa inmediatamente.

TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA La temperatura en el local de almacenamiento no debe exceder los 25 °C y la humedad relativa no pasar del 50 %. Se deben evitar cambios fuertes y frecuentes en estas condiciones ambientales.

PROTECCIÓN CONTRA EL FUEGO Los microfilmes se deben almacenar en lo posible, en cuartos resistentes al fuego. Los gabinetes, los seguros y los contenedores deben ser resistentes al fuego.

PROTECCIÓN CONTRA EL AGUA Los registros microfilmados deben ser protegidos de la acción del agua, cualquiera sea su origen. Para salvaguardarlos del riesgo de daño por goteras, rociadores contra fuego o inundaciones, los microfilmes deben ser almacenados por encima del primer piso del edificio en estantería ubicada por lo menos a 15 cm por encima del suelo. Si las películas se humedecen, no se deben dejar secar, ni siquiera parcialmente. Se deben sumergir en un recipiente lleno de agua, y se deben lavar y secar apropiadamente. Los expertos recomiendan que lo anterior deba hacerse utilizando un equipo de procesado al cual solo se le haya colocado agua.

PROTECCIÓN CONTRA LA CONTAMINACIÓN Las imágenes producidas en placas de microfilme de sales de plata no deben ser almacenadas con las superficies emulsionadas en contacto. Los registros en sales de plata tipo "master" no se deben almacenar junto a otros registros fotográficos que no cumplan con las recomendaciones de esta norma o que sean de los tipos de película específicamente excluidos en el numeral 1; dela misma manera no se deben almacenar junto a películas vírgenes o sin usar ni a películas copia destinadas a consulta.

CRECIMIENTO DE HONGOS Y COMO COMBATIRLOS

Cuando las películas fotográficas se almacenan durante mucho tiempo en una atmósfera con humedad relativa superior al 60%, existe la tendencia a que crezcan hongos (que también suelen llamarse moho), ya sea en la superficie de la emulsión, es el respaldo de la película o en el carrete de la misma.

Si la propagación de los hongos es demasiada, causará en la película un grave daño y permanente, ese daño se advierte en la deformación de la emulsión, que con el tiempo provoca la desintegración química, en forma tal que la gelatina se vuelve pegajosa y fácilmente soluble al agua.

Deberá limpiarse la película frotándola levemente con felpa suave o algodón humedecido con un líquido limpiador de película que esté aprobado.

MANCHAS MICROSCÓPICAS

En algunos microfilmes negativos procesados, que han estado almacenados de dos a veinte años, han aparecido máculas o manchas de tamaño microscópico. La guía de película velada en el extremo exterior del rollo, es la más frecuentemente afectada por las manchas que por lo general son rojas o amarillas y más pequeñas que los caracteres de la imagen en el microfilme.

Se cree que las manchitas las causa la oxidación local de la plata en la imagen, lo que da por resultado la formación de depósitos minúsculos de plata coloidal de color.

Se ha descubierto que las condiciones bajo las cuales se almacena el microfilme desempeñan un papel importante en el surgimiento de las manchas microscópicas.

El almacenamiento en un lugar en el cual el aire es fresco y está libre de gases oxidantes o de vapores es un medio eficaz de contener la formación y crecimiento de estas manchas.

CONTAMINACIÓN QUÍMICA

Los contaminantes del aire pueden añadir a la atmósfera un efecto oxidante reductos esto a su vez, puede causar el deterioro de la base de la película, el desvanecimiento gradual de la imagen fotográfica, así como la formación de manchas microscópicas. Algunos ejemplos típicos de esos contaminantes son las emanaciones de la pintura, el sulfuro de hidrogeno, el bióxido de azufre y otros gases semejantes.

Por lo descrito anteriormente es necesario mantener el archivo de microfilm en las condiciones ambientales sugeridas de acuerdo a las disposiciones de orden técnico.

PURIFICACIÓN DEL AIRE. El aire del depósito donde se almacenen microfilmes debe ser filtrado para retirarle partículas de polvo y gases nocivos e igualmente se debe hacer circular por medios mecánicos.8.3 TEMPERATURA La temperatura en el área de almacenamiento de microfilmes debe mantenerse dentro del rango de 15 °C a 21 °C, preferiblemente por debajo de los 20 °C.8.4

HUMEDAD RELATIVA .En caso de no usar contenedores herméticamente sellados, la humedad relativa en el área de almacenamiento de microfilmes se debe mantener dentro del rango de 20 % a 40 %. Para una guía detallada véase el Anexo 1.8.5

SALIDA DE PELÍCULAS DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO Cuándo una película de microfilm deba ser retirada del área de almacenamiento, no debe ser sacada de su contenedor sellado hasta tanto la temperatura haya sido igualada a la temperatura aproximada del cuarto donde va a ser manipulada. Para una guía detallada véase el Anexo 1.8.6

TARJETAS DE APERTURA Para almacenar tarjetas de apertura, como registros de archivo permanente, estas deben ser revisadas con el fin de asegurar que el material con que fueron fabricadas las tarjetas así como los adhesivos tengan la calidad de requerida.9.

REVISIÓN E INSPECCIÓN DE MICROFILMES

FRECUENCIA DE INSPECCIÓN Una muestra representativa de los microfilmes consistente en un 20 % de cada micro forma (Rollo de 16 mm, rollo de 35 mm, microfichas, tarjetas de apertura, etc.) debe ser inspeccionada cada dos años. Una décima parte de la muestra debe ser de material incluido en inspecciones previas. En caso de observarse deterioro en el microfilme se debe incrementar la frecuencia de inspección y las causas de deterioro del microfilme deben ser rastreadas y remediadas. En caso de presentarse deterioros graves se deben hacer copias con películas de sales de plata, procesarlas en concordancia con esta norma. Adicionalmente se debe llevar un registro detallado de las películas que han sido inspeccionadas. 6

Rayas. Así mismo, es necesario cerciorarse de que los aparatos utilizados funcionen correctamente. En el caso de revisión de rollos “master”, es indispensable el uso de espectrómetro ya que los equipos lectores pueden rayar las películas.

C. Procesado (revelado) de permanencia archivística

• (revelado, fijado, lavado, y secado). Después de procesada la película, se evalúa el resultado de la microfilmación o se hace control de la calidad, que consisten en la inspección de los rollos procesados para comprobar el cumplimiento de las normas técnicas que regulan la microfilmación.

• . Este procesado puede hacerse en la misma empresa o en laboratorios especializados. El procesado en la misma empresa es aconsejable en los siguientes casos: Cuando el usuario utiliza la información de forma activa y necesita consultar rápidamente esta información. el usuario no puede, por razones de seguridad, Cuando desprenderse de los documentos microfilmados. Cuando el usuario genera un gran volumen de microfilm.

D. PROCESADO DE CONSISTENCIA (FIJADOR)

El baño fijador en el revelado y fijado es darle consistencia y retirar los cristales de plata no expuestos, solubilizándolos. Dentro del baño fijador encontramos hiposulfato de amonio o sodio y agua previamente calentada a 20°C.

E. REQUERIMIENTOS PARA EL ALMACENAJE DE LOS MICROFILMES

ALMACENAMIENTO6.1 MICROFILME EN ROLLO6.1.1 Aspectos generales Los microfilmes en rollo deben ser almacenados en archivadores resistentes a la corrosión (véase la norma técnica ISO 10214). Los carretes deben ser mantenidos en cajas de cartón neutro o en las

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