MICROFILMACIÓN Y SOPORTES DOCUMENTALES MODERNOS

MICROFILMACIÓN Y SOPORTES DOCUMENTALES MODERNOS

POR:

GRADO: 11-A

DIRIGIDO A:

INSTITUCIÓN EDUCATIVA

20/03/2017

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INTROUCCÓN

La utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida común y ordinaria de las personas, como en las entidades y las instituciones, ha hecho parte y ha tenido un gran impacto en el acceso del conocimiento y la información la globalización  y el desarrollo tecnológico, han cumplido un importante papel para la desaparición de las fronteras entre el hombre, los documentos y el acceso a la información debido a las barreras socio-económicas que ha habido a lo largo de la historia como por ejemplo el cargo, la especialización y el conocimiento del manejo de los documentos. 

En los últimos años, ha sido un cambio tan drástico el que ha tenido la tecnología que ha permitido a toda persona ir creando accesos más directos a sus documentos o a documentos públicos de su interés o su necesidad, permitiéndole manipular los documentos que requiera son grandes transiciones ni procedimientos como en tiempo anteriores, un claro ejemplo de esto es el computador, u los documentos personales y funciona como un archivador el cual nos brinda un acceso más rápido y más íntimo con nuestros documentos.[pic 2]

SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Normalmente los archivos no cuentan con prepuesto ni infraestructura adecuada ni con la debida importancia dentro de las instituciones. Casi siempre los documentos en físico y con mucho periodo de vida se encuentran almacenados en lugares corrientes, llenos de polvo y almacenados como documentos poco necesarios mientras por el contrario los documentos importantes  de corto periodo de vida en la actualidad son guardados en el escritorio del computador y se utilizan casi a diario para la manipulación de su información.[pic 3][pic 4]

LAS NUEVAS TECNOLOGIAS Y SU APLICACIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Las tecnologías de la información son todas aquellas herramientas que permiten la descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con la documentación que están basadas en el soporte de la informática y los soportes electrónicos. La aplicación de estas tecnologías representa unas ventajas indiscutibles para la gestión administrativa, el control de transferencias, consultas, administración del almacenamiento y conservación de la documentación y en definitiva para la eficacia y la efectividad de los servicios de archivo.[pic 5]

LAS TECNOLOGIAS COMO MEDIO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Desde que estas herramientas aparecieron el trabajo es más ágil y nos permiten almacenar la información en espacios muy reducidos, para los archiveros es importante reflexionar sobre la obsolescencia de los equipos modernos. La perdurabilidad y conservación de la información en los nuevos soportes así como la protección de la información y la legalidad de los documentos electrónicos

    Desventajas: la industria de la computación y la información avanza en el mundo entero a pasos agigantados convirtiendo en poco tiempo al hardware y al software en obsoletos. La obsolescencia de estos nuevos soportes, la incompatibilidad entre ellos los sitúa fuera del mercado y pone en riesgo la perdida de información que cada día es almacenada si alguno de los dos soportes se dañara.

Debido al fácil acceso cualquier individuo en el mundo que tenga acceso a algún documento puede hacer cambios y modificaciones en los documentos

Aunque exista un marco jurídico para proteger la documentación electrónica, todavía no existe ninguna norma que proteja los documentos de estos nuevos soportes.

ARCHIVO TRADICIONAL: Los archiveros tradicionalmente han desarrollado técnicas y procedimientos que se adecuan a estructuras y normas de tal manera que permiten una ordenada y adecuada organización de los archivos y de los documentos. Entre ellos podemos encontrar La administración de archivos, La organización, descripción, selección y conservación de documentos. Los servicios archivísticos. El control sobre las tres edades de los documentos. El uso de catálogos, índices e inventarios como instrumentos descriptivos y el desarrollo de una legislación que permita la protección del patrimonio documental.

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ARCHIVO MODERNO: Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medio para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo. Todos estos procedimientos, están directamente ligados a los principios del archivo los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios– permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, es decir el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional organiza los documentos de manera en el soporte que se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de manera que la información contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.

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DEL SOPORTE PAPEL AL ELECTRÓNICO: Evidentemente los documentos ya no se encuentran solo en el soporte tradicional, los medios de difusión y conservación son muy diferentes a los utilizados hasta el momento. La utilización del correo electrónico, el documento digital, la firma digital y los soportes electrónicos, han provocado cambios en los modos de trabajo y procedimientos en las instituciones, la aparición de estas tecnologías han supuesto grandes  desplazamientos del papel a la utilización de los aparatos electrónicos y los circuitos integrados. Sin embargo la utilización del papel aumenta año a año, las fotocopiadoras e impresoras están presentes no solo en un área de la empresa, sino en cada una de sus dependencias y se pone de moda, el uso de las tecnologías de la información.

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LA MICROFILMACION: Es uno de los recursos existentes que en nuestro medio consiste en tomar una foto de cada uno de los documentos y conservarlos en el rollo de película, esto es una tecnología muy utilizada, ya que permite una serie de exigencias que el mundo de los archivos debemos tener en cuenta con la seguridad y confiabilidad de la información. Sin embargo debemos tener en cuenta la conservación de cada uno de estos soportes mencionados, se requiere para los electrónicos una temperatura constante entre 14 y 18 º C, y una humedad relativa de 40-50 % y para los soportes ópticos 16-20º C y 35-45% de humedad relativa, ambos deben ser protegidos de campos magnéticos.

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TECNOLOGIAS PARA LA NORMALIZACION:

Para las tareas de descripción es básica la normalización. Este es un esfuerzo que se está realizando nuestra actualidad, con la elaboración de tecnologías internacionales que faciliten el intercambio de información entre organismos. Los objetivos de la normalización archivística son la cooperación y la comunicación, entre profesionales y usuarios.

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Descripción: A nivel internacional el organismo encargado de desarrollar iniciativas en este sentido es el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Dentro de este organismo el Comité de Normas de Descripción ha editado la Norma Internacional General de Descripción archivística y la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias.

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