Métodos de documentación y evaluación del control interno

UNIVERSIDAD CATÓLICA

ANDRÉS BELLO

CONTROL INTERNO

Trabajo final para la asignatura Sistemas y Procedimientos Contables

De la carrera de Contaduría Pública

Presentado al profesor Luis CORREA

Por los estudiantes Oriana DIAZ, Silvana DI LORENZO, Kimberlin PEÑA, Adolfo PEREZ, Amarilis PIÑERO y Eligmar RODRIGUEZ (V semestre)

Los Teques, 27 de Noviembre de 2007

ÍNDICE

Introducción ………………………………………...………………………………… 4

Control interno ……………………………………...………………………………… 5

Objetivos …………………………………………...…………………………..……… 7 Custodia de los activos …………………….……………………………………… 7

Captura y proceso de la información en forma completa y exacta ………..……...... 7

La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía. …. 8

Clasificación …………………………………………………………………………… 9

Administrativos ……………………………………………………………………… 9

Contables …………………………………………………………………………… 9

Condiciones …………………………………………………………………………... 10

Competencia del personal ………………………………………………………… 10

Delimitación de responsabilidades ………………………………………………... 11

Establecimientos de niveles de autorización ……………………………………… 11

Segregación de funciones ………………………………………………………… 11

Conciencia de control ……………………………………………………………... 11

Canales de comunicación ………………………………………………………… 11

Tipos básicos de control interno ……………………………………………………. 12

De existencia ……………………………………………………………………… 12

De exactitud ………………………………………………………………………. 12

De autorización ……………………………………………………………………. 13

De custodia ………………………………………………………………………… 13

Métodos de documentación y evaluación del control interno ……………………… 14

Cuestionarios ……………………………………………………………………….. 15

Narrativos ………………………………………………………………………… 16

Flujogramas ……………………………………………………………………… 16

Informe de control interno …………………………………………………………. 16

Carta a la gerencia …………………………………………………………………. 17

Memorando de control interno ……………………………………………………... 17

Carta de observación de control interno …………………………………………... 17

Conclusión …………………………………………………………………………… 18

Anexos ………………………………………………………………………………. 20

Bibliografía ………………………………………………………………………… 33

INTRODUCCIÒN

Todas las entidades independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza o industria están sujetas a riesgos.

Los riesgos afectan la capacidad de toda la entidad para sobrevivir, competir exitosamente dentro de su propia industria, mantener su solidez financiera e imagen pública positiva y salvaguardar la calidad total de sus productos, servicios y el bienestar de su personal.

He aquí donde entra a relucir el control interno como un procedimiento que contribuye a proveer certeza (prever, detectar y corregir posibles riesgos) donde los lineamientos de la gerencia se llevan a cabo. Este proceso es realizado a través de actividades que respaldan su efectividad como las siguientes: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones del desempeño de las operaciones, seguridad de los activos y segregación de funciones.

Todo este proceso se desarrollará continuamente mediante explicaciones teóricas-prácticas, de qué forma, la mayoría de la información será respaldada a través de ejemplos de la compañía SAINT GOBAIN ABRASIVOS.

Quién es SAINT GOBAIN ABRASIVOS, esta es una compañía de origen francés dedicada a la fabricación de lijas, discos, entre otros numerosos productos. También se podría decir que es de carácter multinacional y manufacturero. Esta ubicada en Alberto Ravell, sector la Hondonada, Los Teques- Edo. Miranda.

EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES

El control interno es un proceso llevado a cabo por la junta directiva, la gerencia y demás personal de una entidad, diseñado para proveer una certeza razonable con respecto al logro de objetivos en una o más de las siguientes categorías;

• La efectividad y eficiencia de las operaciones

• La confiabilidad de las operación financiera

• El cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Una debilidad importante del control interno o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable. Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles internos, consiste en diseñar pautas de control cuyo beneficio supere el costo de los mismos. Así mismo es importante destacar que el sistema de control interno no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.

El Instituto Mexicano de Contadores Públicos ha definido el control interno bajo los siguientes términos: “El control interno comprende el plan de organización y todos lo métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información financiera, promover la eficiencia operacional y cumplir la adherencia a las políticas previstas por la administración”.

IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

El control interno en una entidad esta orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, la diferencia entre ambos es la intencionalidad del hecho; el término errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales. El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con la falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que es eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio.

El procesamiento de transacciones es una función de los sistemas contables que consiste en capturar, procesar, validar y emitir la información financiera e incluyen dentro de las corrientes de información contable procesos y controles. Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la información pero no nos dejan evidencia de que se han ejecutado correctamente, los controles por su parte verifican la exactitud de un proceso.

Los controles pueden ser preventivos o de detección, su clasificación depende del momento en el cual se ejecuta el control con relación al proceso. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, como por ejemplo: el inventario que ingresa al almacén se recibe solamente con base en autorizaciones, y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema. Los controles de detección se aplican durante o después de un proceso; su eficacia dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control, como por ejemplo: reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs. mayor; Emisión

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