Ordenacion de los documentos

ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS:

ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS:

La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:

.- Por orden cronológico, alfabético y numérico

.- Por grupos de documentos

La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.

En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.

ARCHIVO ALFABETICO POR ASUNTOS

USOS:

los siguientes son algunos casos en los cuales se recomienda el uso de un sistema por asuntos:

1)departamentos de investigaciones cientificas, en donde sea conveniente archivar la informacion bajo las áreas o temas de los diferentes estudios que se éstan llevando a cabo.

2)oficinas donde el interes sdse enfoca, principalmente, no en corresponsal en particular, sino en el cuadro general de la situacion. por ejemplo para un agente de compras de equipos resulta mas conveniente agrupar la informacion por las clases que de dicho equipo hay en el mercado, que por las diferentes casas o personas que lo distribuyen o representan.

3)oficinas que conservan material didactico.

4)instituciones que por la naturaleza de su trabajo requieran que sus articulos o productos se identifiquen por grupos.

EL ARCHIVO POR ASUNTOS SE SUBDIVIDE EN:

ARCHIVO POR ASUNTOS ESTILO DICCIONARIO

no tiene división ni subdivisión de temas, debido a que estos estdan ordenados en secuencia alfabética. como las palabras de un diccionario no es necesario tener un tarjetero.

Se usa en negocios pequeños y en otras situaciones en las cuales no es necesario la división de los temas.

Al final de cada guia debe colocarse una carpeta con el nombre de VARIOS o MISCELANEO, donde se guardan los documentos que no tienen carpeta en el archivo y que por ser menos de cinco no se justifica abrir una carpeta individual. Esta ira en segunda posicion y de un color diferente.

Las guias principales contienen el orden alfabetico del grupo. Detras de estas guias estan colocadas las carpetas con los nombresde los documentos.

VEASE FIGURA 1.

ARCHIVO POR ASUNTOS ESTILO ENCICLOPEDIA

Se orgaizara es esta forma, cuando los asuntos estan agrupados por relaciones logicas al mismo tiempo que en orden alfabetico.

Tiene titulos importantes o principales ordenados alfabeticamente

...