PROCESO QUE SE SIGUE PARA LA REALIZACION DE REUNIONES O ASAMBLEAS

El presente documento recoge algunos conceptos de la escaza literatura sobre procedimientos en reuniones y asambleas, es muy importante conocer cada paso para la realización de una reunión si queremos comunicar de una manera clara y precisa lo que ahí se tratara y así cumplir con los objetivos que se desean lograr.

I. REUNIONES BREVES

Toda reunión por más simple y poco importante que sea debe incluir:

1. Identificar los objetivos de la reunión.

2. Abordar los puntos del orden del día.

3. Resumir y revisar la asignación de tareas.

II. ASAMBLEA

Asamblea Ordinaria: Es aquella que se convoca con periodicidad determinada, tiene agenda provisional, que se ratifica o complementa al inicio de la asamblea.

Asamblea Extraordinaria: Es aquella que se convoca con carácter de urgencia, con agenda definida.

Ejemplo de los pasos a seguir en una asamblea ordinaria:

1.- Mensajes.

2.- Instalación del quórum legal.

3.- Aprobación del orden del día.

4.- Solicitud aprobación del acta de la sesión ordinaria.

5.- Seguimiento de acuerdos.

6.- Informe de Actividades del Presidente.

7.- Presentación Plan de Trabajo.

8.- Asuntos Generales.

III. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL DE ASAMBLEAS MAYORES.

Mociones

1. Presentada.- “Propongo que…”

2. Secundada.- Otro dice: “Secundo la moción”.

3. Expuesta.- Por el Presidente o Secretario.

4. Debatida.- Por todos, dirigiéndose al Presidente con cortesía.

5. Enmendada.- Cambiar la formulación.

6. Sometida a deliberación.- Se presenta, se debate y se vota.

7. Replanteada.- La moción se lee para asegurar que todos estén votando.

8. Votada.- El Presidente formula las siguientes interrogantes ¿todos a favor?, ¿en contra?, ¿abstenciones? Y cuenta los votos para cada una.

9. Declarada.- Se anuncian los resultados.

Tipos de enmiendas las mociones: Enmiendas de primera categoría, las que se refieren a las de la moción. Y enmiendas de segunda categoría, las que se dan a la primera enmienda.

IV. ALGUNAS PREGUNTAS FUNDAMENTALES

¿Qué es el quórum?

Un quórum es el número mínimo de votantes admisibles que deben estar presentes en la reunión específica para el desarrollo de la reunión. Estos números están designados en el estatuto de la organización. A veces es la mayoría simple (la mitad del número total de asambleístas más uno) o mayoría absoluta (dos tercios del total de miembros).

¿Quién preside la reunión?

Con frecuencia el presidente es la persona designada en los estatutos para presidir las reuniones y asambleas. Algunos grupos asignan la presidencia a un antiguo presidente, un moderador o un miembro diferente en cada reunión.

¿Qué es la agenda?

Es una lista de los asuntos que tienen que abordarse en una reunión. Ayuda a que una reunión se mantenga enfocada y reduce la posibilidad de que se pase por alto o se olviden los asuntos. Con frecuencia se utiliza el siguiente esquema:

1. Llamar al orden.

2. Aprobación de la agenda.

3. Lectura y aprobación de las actas de la última reunión.

4. Informe de los directivos: Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero.

5. Informes de comisiones.

6. Asuntos no concluidos o pospuestos.

7. Nuevos asuntos.

8. Suspensión.

Los invitados a una reunión deberían recibir con anticipación una agenda provisional unos días antes.

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