Pantallazo portafolio sena

SEOT: SISTEMA EFICAZ PARA LA OPTIMIZACIÓN DE TIEMPO

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Coordinación de Tecnología e Informática

Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

Equipo de Desarrollo:

Yuly Andrea Morales Barón

Juan Sebastian Zuluaga León

Yon Fredi González

Héctor David Barbosa

Presentado a:

Salomón Díaz

Documento Plan de Proyecto

<2017>

Versión 1 Jun io de 2017

TABLA DE CONTENIDO

1.        FICHAS TÉCNICAS DEL PROYECTO        3

2.        PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA        4

3.        OBJETIVOS        4

3.1        Objetivo General – Propósito        4

3.2        Objetivos Específicos        4

4.        JUSTIFICACIÓN        4

5.        ESTUDIO DE FACTIBILIDAD        5

5.1        Factibilidad Técnica        5

5.2        Factibilidad Económica y Financiera (Fase 2)        5

5.3        Factibilidad Legal y Ética        5

7.        MARCO DE REFERENCIA        6

8.        DIAGRAMA DE PROCESOS        7

9.        CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES        7

10.        RESULTADOS, ALCANCES E IMPACTOS ESPERADOS        8

11.        CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES        8

12.        RESUMEN HOJAS DE VIDA        9

1. FICHAS TÉCNICAS DEL PROYECTO

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa comercializadora E&M, dedicada a la fabricación de extractores de aire para la industria y el hogar, presenta dificultades en los procesos relacionados con la gestión de pedidos que involucra solicitud, recepción, gestión de la producción y entrega de pedidos. Ocasionando falencias relacionadas con tardanza, imprecisión de la información y generación de desperdicios materiales.

1. OBJETIVOS

1. Objetivo General – Propósito

Diseñar un Sistema de Información Web que apoye la gestión de pedidos de la empresa E&M Extractores, desde la solicitud, pasando por la producción hasta la entrega del pedido optimizando el tiempo de entrega.

1. Objetivos Específicos

1)Posibilitar a los distribuidores realizar la cotización y solicitudes de pedidos a través del sistema.

2)Facilitar la planeación de la producción, verificando las solicitudes de pedido y la gestión de materiales.

3)Permitir al distribuidor el seguimiento de sus pedidos generando un reporte.

4)Facilitar al distribuidor y administrador el manejo y seguimiento de garantías  desde la entrada del producto defectuoso hasta la entrega de un nuevo producto.

5)Generar reportes que faciliten la toma de decisiones de la compañía en cuanto a la gestiòn de pedidos.

1. JUSTIFICACIÓN

El sistema de información propuesto para la empresa E y M extractores apoya los procesos de recepción de solicitudes, gestión de pedidos y organización del manejo de Stock que involucran al administrador y al distribuidor (cliente), facilitando información precisa, confiable y en menor tiempo a través de la sistematización, también disminución de pérdidas económicas por desperdicio de material a través de la planeación del manejo de stock y aumento de la confiabilidad con el cliente a partir del seguimiento de pedidos y registros precisos de las solicitudes y entregas realizadas.

1. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

1. Factibilidad Técnica

• SEOT mejora la organización actual de la empresa E&M Extractores a través de la sistematización de los procesos manuales relacionados con la recepción y gestión de pedidos.

• El S.I debe adaptarse al sistema de facturación con el que cuenta la empresa.

• El desarrollo de SEOT será técnicamente posible por medio de lenguaje de programación orientado a objetos, con un motor de base de datos en entorno web.

• La compañía cuenta con el hardware necesario para el funcionamiento del sistema de información.

1. Factibilidad Económica y Financiera (Fase 2)

2. Factibilidad Legal y Ética

• SEOT no irá en contra las leyes establecidas en el marco legal nacional e internacional y cumplirá las normas necesarias para su implementación en un entorno web.
• La información almacenada no será suministrada a externos, será de uso exclusivo para el cliente.
• Los programas utilizados serán licenciados.
• Capacidad para enfrentarse de manera profesional a un proyecto.

1. ANTECEDENTES

La empresa

• La mayor parte de los procesos de la empresa E&M extractores relacionados con la recepción y gestión de pedidos se realizan de forma manual, por ejemplo, la forma de almacenamiento de los datos de un pedido es registrarlos en un tablero, situación que disminuye la eficacia del proceso si se esperara hacer a gran escala.
• El control del stock se realiza con base en los motores disponibles y en la experiencia que tienen los empleados de la utilización del material, pero no se contempla visiones futuras, que puedan ocasionar ventas potenciales.
• Los pedidos se realizan vía telefónica que si bien es práctico no permite un registro de todas las relaciones generadas entre administrador y distribuidor que faciliten el control de la información.
• El proceso de solicitud de garantías por parte del distribuidor debe realizarse con la factura en físico entregada al momento de la venta, situación que puede presentar inconvenientes si el documento físico llega a perderse.

• La compañía cuenta con una página web informativa en la que muestra algunas de las referencias de sus productos pero que no permite la interacción usuario sistema.

Otros Sistemas

• Existen sistemas de información relacionados con la gestión de pedidos de clientes principalmente en sectores como el de telecomunicaciones y productos farmacéuticos.
• En el sector específico de extractores y otros productos eléctricos se encuentran principalmente páginas web informativas relacionadas con los catálogos de productos mas no sistemas de información que aporten a la toma de decisiones.

1. MARCO DE REFERENCIA

• Código Eléctrico Colombiano / Norma Técnica Colombiana NTC 2050 (Primera actualización)  
• Resolución Nº 9 0708 de Agosto 30 de 2013 - Reglamento Técnico de instalaciones eléctricas RETIE.
• NTC 3631 Ventilación de recintos interiores donde se instalan artefactos que emplean gases combustibles para uso doméstico, comercial e Industrial.

1. DIAGRAMA DE PROCESOS

[pic 1]

[pic 2]

1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

• Identificación del problema.
• Entrevista y levantamiento de información
• Elaborar documento de definición del Sistema de información.
• Análisis del desarrollo
• Desarrollo Interfaz

• Codificación y pruebas
• Implementación y puesta en producción.

1. RESULTADOS, ALCANCES E IMPACTOS ESPERADOS

Se espera que SEOT:

• Reduzca los tiempos de recepción y gestión de las solicitudes de pedidos.
• Genere información precisa y confiable.
•  Apoye al administrador en la planeación de la producción de extractores incrementando la efectividad en producciones presentes y futuras.

➢        Genere información que permita la toma de decisiones en cuanto a la gestión de clientes, el uso de material y garantías.

• Facilita al distribuidor el seguimiento de los pedidos.

Tabla 7: Matriz de Resultados Vs. Alcances e Impactos esperados

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