Proceso de selección y diseño

Proceso de selección y diseño

Diagrama de Flujo

Proceso para pasar menos tiempo en el correo electrónico y mantenerlo manejable

No

Si

No

Si

Factores que afectan el proceso del diseño

Varios factores pueden afectar el diseño de este proceso. Los mensajes recibidos en este correo en su mayoría llegan en PDF, son compuestos y con anejos que hay que abrir. Este proceso retraza el manejo de cada mensaje. Si la computadora que se utiliza es lenta dilata más el proceso de leer la correspondencia, reubicar lo importante y eliminar lo que no se necesita. Esto ocasiona que se mantengan en el mismo lugar mensajes nuevos y procesados manteniendo el correo lleno. Si la computadora es rápida permitirá al usuario acelerar este proceso. Un teléfono celular también permite ver los mensajes y contestarlos al momento de recibirlos. Todo dependerá del tipo de equipo que se use para realizar esta tarea tan importante en la oficina. Mientras más organizado este el buzón más accesible y manejable estará la correspondencia. Usando menos tiempo para revisar y procesar los mensajes permite al empleado ser más productivo. El individuo dispondrá de más tiempo para realizar las tareas importantes convirtiéndolo en uno más eficiente.

La hora en que se verifica la correspondencia también es un factor que puede afectar. Habría que estudiar cuáles son las horas en el día que menos ocupados se está para abrir y leer los mensajes. Temprano en la mañana es una buena alternativa para hacer esto porque en la correspondencia es en donde se reciben las instrucciones e informes a trabajar durante el día o la semana. Es importante verificar la correspondencia varias veces al día para evitar la acumulación de información en el correo. Se debe entrar a verificar la correspondencia una o dos veces en la mañana y en la tarde. También es necesario abrir una carpeta fuera del correo para guardar lo importante ya leído. Esto ayudará a tener estos archivos organizados y accesibles en un lugar en donde no ocupen espacio en el buzón. Siguiendo este proceso el correo electrónico se mantendrá manejable y vacío para su fácil manejo.

Identificar al menos una métrica para medir el proceso

Se utilizará la métrica del tiempo para determinar cuánto se tarda diariamente

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