Recepción, Salida Y Entrada De Mercaderías

RECEPCIÓN, ENTRADA Y SALIDA DE MERCADERÍAS

Para otorgar el consentimiento, lo normal es firmar una copia del documento o nota de entrega suministrada por el proveedor. Los vigilantes o porteros de la empresa deberán disponer de los libros o registros que indiquen adonde deben dirigirse los materiales, otorgando a cada remesa un número de control de entrada. Una vez pasado ese control, dependiendo del tipo de transporte, se pueden presentar dos variantes: que el transportista sea una agencia, en cuyo caso, para la recepción de mercadería, esta tendrá que presentarse catalogada por número de bultos y peso, exigiendo la firma del destinatario en el remito del transporte.

Para el caso que la recepción de mercadería, sea en forma directa con el suministrador, esta se presentará con el remito de los materiales que lleve. El o la recepcionista del almacén, firmará dicho registro, haciendo constar que la recepción definitiva se efectuará posteriormente obligándose el proveedor a aceptar las anomalías que más tarde puedan detectarse.

Una vez que se encuentre el pedido en el almacén se procederá a su análisis, para lo cual se comparará con el remito y el pedido, para identificar la mercadería pedida con la recepcionada. Y para la recepción de mercadería, se tendrán en cuenta los siguientes pasos; la recepción cualitativa, El sistema de comprobación se realizará por el personal calificado de la empresa, a efectos de calidad y cantidad. Es para observar que la mercadería recibida reúne las características exigidas para su buena calificación.

La recepción de mercadería cuantitativa por los encargados del almacén y se harán en este caso lo siguiente; que el material recibido tenga gravado en sí o en su envoltura la referencia o marca solicitada, que sea igual al existente con ese mismo código, en caso que lo hubiese, y comprobar que la mercadería viene lo suficientemente bien protegida.

ALGUNOS CONSEJOS

• Cuando se esta recibiendo una compra de gran volumen empacada en cajas u otro de bulto, el recibidor deberá a través de pruebas selectivas, chequear el contenido de estos empaques. El recibidor debe auxiliarse de un cocinero con experiencia en la materia, para recibir compras de carnes, mariscos, lácteos, frescos, frutas y vegetables, con la finalidad de que el cocinero verifique que los productos están en optimas condiciones para el consumo.

• El recibidor no debe aceptar ninguna cantidad de mercancías que este por encima de la especificada en la orden de compras, si la cantidad es menor o faltan algunos renglones de los descritos en la orden, procederá a recibirla, pero debe poner una nota a la copia de la orden, que diga “pedido recibido incompleto” y enviar una fotocopia de la misma al departamento de compras, con copia de la factura anexa, para su información.

• Si la orden de compras no coincide con la factura por diferencia en cantidad y precios, se pone una nota que diga “Diferencia en cantidad y precios” enviando copia de la orden y la factura al departamento de compras para su información.

• Cuando hay diferencias en los precios de la factura y la orden de compras, siendo los de la factura inferiores, no es necesaria la aprobación del contralor para recibir las mercancías. El recibidor únicamente pondrá la nota de lugar y enviara copia de la orden y la factura al Departamento de compras.

• Si la factura del proveedor especifica una cantidad o valor por encima de lo recibido realmente, solo se recibirán las mercancías, si el proveedor entrega una nota de crédito por las cantidades faltante. Si la persona que entrega las mercancías por cuenta del proveedor no posee formulario de nota de crédito provisional escrita por la persona que hace la entrega la cual debe contener, cantidad, unidad, pecio unitario y valor de las mercancías que difieren con la orden de compras. La nota de crédito preparada debe ser igual a la diferencia existente entre las mercancías recibidas y lo indicado en la orden de compra.

• La situación volátil de la demanda del consumidor y el aumento de las presiones sobre la duración del ciclo de pedido y niveles de servicio más altos son las tendencias principales en el mercado de consumo actual. La capacidad de la planificar la demanda y el aprovisionamiento permite a las compañías maximizar retorno sobre los activos, y asegurar una correspondencia provechosa entre aprovisionamiento y demanda.

• Capacidad de respuesta ante cambios en la demanda y flexibilidad en la planificación son indispensables. Para obtener datos más exactos, SAP ha introducido el Reaprovisionamiento Responsivo, dónde los datos de clientes se obtienen del minorista y se incorporan inmediatamente a los datos de planificación, proporcionando así situaciones actualizadas de demanda y aprovisionamiento. La planificación de promociones tiene la prioridad más alta en la industria bienes de consumo. Si un fabricante no puede entregar artículos en promoción, pierde todo el crecimiento que se debería haber generado por la campaña de marketing. SAP ha integrado la planificación de promociones en el escenario de Reaprovisionamiento Responsivo, ofreciendo así a los clientes la capacidad de controlar el impacto de las promociones en aprovisionamiento, y por tanto evitar situaciones de rotura de stocks.

• Entrada de Mercancías

Es una actividad que sigue a un pedido de compra. Forma la base para actualizar los módulos de la contabilidad y la gestión de inventarios, y puede lanzar procesos de gestión de almacén y de gestión de la calidad. Con el sistema de gestión de almacenes, se pueden controlar los procesos de entrada y salida de mercancías a nivel físico. Las entradas de mercancías son posibles desde un pedido de compra, una entrega entrante (aviso previo de envío), una orden de transporte, o producción. Las entradas de mercancías inician el proceso el proceso de colocación que es soportado por diversas estrategias avanzadas.

 Salida de Mercancías

La guía de salida es la base de la contabilización de las salidas de mercancías. Los datos requeridos para la contabilización de la salida de mercancías son copiados de la guía de salida al documento de salida de mercancías, que no puede ser cambiado manualmente. Cualquier cambio debe ser hecho en la propia guía de salida. De esta manera, se puede estar seguro de que el documento de salida de mercancías es un reflejo exacto de la guía de salida. Cuándo se contabiliza la salida de mercancías para una entrega de salida, las funciones siguientes se llevan a cabo por el documento de salida de mercancías:

 El stock de material en el almacén es reducido por la cantidad de la entrega.

 Los cambios del valor son contabilizados a la cuenta del balance en la contabilización de inventario.

 Los requerimientos son reducidos por la cantidad de entrega.

 Las salidas de mercancías contabilizadas es automaticamente grabada en el flujo de documentos.

 La determinación de stock es ejecutada para el stock en consigna de proveedor.

 Se genera una lista de trabajo como prueba de la entrega.

Después que las salidas de mercancías son contabilizadas para una entrega de salida, el alcance para cambiar el documento de entrega es muy limitado. Esto previene cualquier discrepancia entre el documento de salida de mercancías y la guía de salida.

• DEVOLUCIONES

El proceso de devoluciones maneja las mercancías que deben que ser devueltas por reclamaciones.

Las mercancías devueltas se especifican en el sistema y deben entonces ser analizadas (en el laboratorio, por ejemplo). Cuándo se completa el análisis, se usan los resultados de ese análisis para decidir si las mercancías pueden ser reutilizadas. Se puede seguir el procedimiento a través del flujo de documentos para el proceso de devoluciones.

Picking

El proceso de picking implica tomar las mercancías de una ubicación en el almacén y preparar la cantidad correcta en un área de picking dónde se prepararán las mercancías para su expedición.

Embalaje

Cuando se procesa una entrega, se pueden seleccionar los artículos de la entrega para el embalaje y asignarlos a unidades de manipulación.

El componente del Packing y la información relacionada del packing permiten:

 Actualizar la situación de stock de materiales de embalaje.

 Controlar el stock del embalaje retornable en el lugar del negocio del cliente o de agente de expedición.

 Ayudar a encontrar que mercancía estaba en un embalaje particular (por ejemplo, si un cliente mantiene que ha recibido una entrega incompleta)

 Cerciorarse de que se respetan los límites de peso y volumen.

 Asegurarse de que los productos se hayan embalado correctamente.

Definiciones

• Conformidad/No Conformidad: Cumplimiento/Incumplimiento de un requisito.

• Defecto: Carencia de las cualidades propias de una cosa.

• Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

• Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

• Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.

• Reclasificación: Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con otros requisitos que difieren de los iniciales. Ej, Cuando un material de primera calidad no es apto como tal y

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