SUCURSALES

Introducción

Agencias, Matrices y Sucursales

Las empresas pueden acrecentar las ventas por medio de Agencias y Sucursales así como ampliar su radio de acción, tener el dominio de ciertas plazas, vender sus mercancías en otros lugares distintos de la casa matriz.

La casa Matriz por medio de las Agencias y Sucursales puede tener mayor contacto con los clientes. Poner al alcance los productos que maneja. Conocer las necesidades de Mercado. Saber que productos son de mayor demanda.

Concepto de Agencia

 Una agencia es una entidad, física o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz.

 Distribuye los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz.

 Representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial

Características de una Agencia

 Distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes.

 Cobran una comisión por las mercancías vendidas.

 No mantienen inventarios.

Ventajas

 No representa una cantidad significativa de gastos fijos, ni costos adicionales por la inversión en instalaciones o construcciones.

 La comisión representa un costo variable de ventas para la casa matriz.

Muchas compañías acostumbran contratar a sus comisionistas como si fueran empleados, sujetos a un salario variable.

Desventajas

 No es posible utilizarlo para todos los tipos de productos en el mercado.

 Gran cantidad de cartera.

 Costos de control y mantenimiento.

 La poca fidelidad de los agentes.

Control

 La casa matriz deberá llevar un control contable de las ventas, costos y en su caso los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones de cada uno de ellos.

 Este control puede ser llevado mediante las cuentas costo de venta de agentes, gastos de venta de agentes y venta de agentes.

 En el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analítico o el de inventarios perpetuos.

 El importe de los fletes, seguros y demás gastos que origine el envío de las mercancías a los agentes deberá ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de venta.

Ejemplo:

 La empresa M se dedica a la venta de productos para el cuidado personal.

 Durante el pasado mes de enero, efectúo contratos con dos agentes para la distribución de sus productos.

 El contrato específica que la casa matriz facturará sus productos directamente al comprador final, otorgando al agente un 20% de comisión sobre sus ventas.

 Esta comisión será descontada directamente de la cobranza, en forma previa al depósito que hará éste a la cuenta de la casa matriz.

Los gastos por fletes y envío de mercancía a los agentes, es por $600 para “A” y $400 para “B” serán absorbidos por la casa matriz.

 Las ventas de los agentes, fueron las siguientes:

 Agente A: $125,000

 Agente B: $190,000

 El costo de las mercancías para la casa matriz representa un 40% del precio de venta al público.

Contabilidad de la Casa Matriz:

Sucursales

 El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en aquellos lugares en los que se efectúen operaciones con los clientes.

 Desde el punto de vista jurídico, la principal característica de las sucursales es que son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razón social.

 Existen dos tipos de sucursales: locales y foráneas.

Concepto

 El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en aquellos lugares en los que se efectúen operaciones con los clientes.

 Desde el punto de vista jurídico, la principal característica de las sucursales es que son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razón social.

 Existen dos tipos de sucursales: locales y foráneas.

Características

 Jurídicamente son una extensión de la casa matriz.

 Efectúan su propia facturación.

 Por su naturaleza, tienen un local propio, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que será integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz.

Sucursales Locales

 Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz.

 Para proporcionar un mejor servicio y evitar que el cliente acuda a los competidores crea establecimientos en diversas partes de la misma ciudad.

Ventajas Contables

 Una de las ventajas contables de estas sucursales es que por su cercanía es posible centralizar diariamente la información generada por cada una de ellas a la casa matriz.

 También simplifica las reposiciones de mercancías vendidas, por lo que no necesita hacer compras directas a los proveedores, ni manejar cuentas de cheques.

 Gracias a lo anterior se evitan saldos muy elevados en los bancos y en inventarios.

Control

 En cada sucursal la casa matriz deberá llevar un control de los siguientes aspectos:

1. Mercancías en existencia.

2. Utilidades o pérdidas generadas.

3. Otros elementos que considere necesarios.

Para llevar ese control la casa matriz podrá establecer en su contabilidad cuentas especiales y registros auxiliares para el registro de las ventas, costos y gastos originados por el funcionamiento de cada sucursal. La existencia de mercancías será valuada al costo, puesto que equivale a un almacén de la casa matriz.

Sucursales foráneas

 Resulta difícil la centralización diaria de la información contable debido a las distancias que las separan.

 Si no fuese práctico el envío diario de la información, la sucursal puede llevar su propia contabilidad, y enviar cada cierto tiempo su información contable a la casa matriz, para que ésta considere esos datos con los de su propia contabilidad. Es importante señalar que al efectuar esta suma de movimientos, la casa matriz deberá eliminar los que representen cuentas corrientes o inversiones entre ambas.

Control (En Casa Matriz)

Sucursal cuenta de inversión

 Se utiliza para registrar el importe de los bienes que se envían a la sucursal para su constitución. Por ejemplo: efectivo, inventarios, cuentas por cobrar en esa localidad, equipos, etc.

 El saldo de la sucursal le sirve a la casa matriz como un control de la inversión realizada en las sucursales, y un parámetro para medir el rendimiento de cada una de ellas en función de la inversión realizada. También le sirve para comparar la rentabilidad de las diversas sucursales y para decidir en un momento dado el cierre de alguna de ellas, en caso de que su rendimiento no sea el esperado. Deberá incrementarse con el importe de la utilidad o decrementarse con el importe de la pérdida que genere la sucursal. Al efectuar la unión de los movimientos de la matriz y de la sucursal, su saldo deberá cancelarse contra su correspondiente contracuenta, de naturaleza acreedora en la sucursal.

Sucursal cuenta corriente

 Posteriormente a la creación de la sucursal, es normal que ocurran transacciones que representen cuentas corrientes entre la casa matriz y la sucursal. Por ejemplo: envíos de efectivo, reposiciones de mercancías, préstamos temporales de efectivo, etcétera.

 La característica de estas transacciones es que no representan inversiones en la sucursal ya que no tienen la finalidad de permanencia en la misma. Su saldo puede ser deudor o acreedor dependiendo de las operaciones realizadas. Al igual que con la cuenta de inversión, su saldo deberá cancelarse contra la contracuenta respectiva de naturaleza opuesta a la sucursal.

Control de la Sucursal

Matriz cuenta de inversión

 Representa la contracuenta de la que utiliza la casa matriz para las inversiones que efectúa en las sucursales. Es el equivalente al capital con que opera ésta, por lo que su naturaleza es acreedora.

Matriz cuenta corriente

 Representa la contracuenta de la que utiliza la casa matriz para las cuentas corrientes con la sucursal. Su naturaleza puede ser deudora o acreedor, pero siempre de igual saldo y diferente signo que la de la casa matriz.

Registro Contable

de la Matriz

Registro Contable

de la Sucursal

Ejemplo

Mayor de la Oficina Matriz

Mayor de la Sucursal

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