Las Sucursales

TEMA IV

Agencias y sucursales

4.1 Agencias y sucursales. cuentas de las agencias y cuentas de sucursales.

Agencias y Sucursales:

• Son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central.

• Son lugares de negocios sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento tipíco de expansión.

Agencia:

Una agencia es una entididad, física o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz.

Su función: consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz.

Diferencia entre agencia y agente:

La diferencia básica entre agencias y agentes es que aquellas cuentan con un local físico con instalaciones para distribuir los bienes o servicios a donde normalmente el cliente acude a comprar los productos, mientras que los agentes son personas físicas que visitan a los potenciales clientes y no cuentan necesariamente con un local.

Características de una agencia o de un agente:

• Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes.

• Cobran comisión por las mercancías vendidas.

• No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

Ventajas :

• Poca inversión en infrastructura.

• La comisión es un costo variable de ventas.

• Rápido crecimiento.

• Menores costos laborales.

Desventajas:

• Elevado porcentaje de pago de comisiones.

• Pérdida de control.

• No existe contacto directo con el cliente.

• Mayor cartera incobrable.

• Poca fidelidad de los agentes.

Contabilidad de la casa matriz.

La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia.

Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agentes, gastos de ventas de agentes y ventas de agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sudcuenta por cada agente. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analínco o el de inventarios perpetuos.

Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz.

Si la mercancía que se envía al agente ya ha sido previamente vendida por éste, el importe de los fletes, seguros y demás gastos originados por el envío deben considerarse como gastos de ventas.

Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión debe ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas.

Es poco común que las empresas utilicen sistemas mauales para realizar la contabilidad, la selección de un adecuado programa de cómputo es primordial para un eficiente desempeño de los sistemas de infórmación contable y administrativo.

Sucursales:

El establecimieno de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes .

La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas.

Características para la apertura de una sucursal:

• Jurídicamente son una extensión de la casa matriz.

• Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes.

• Efectúa su propia facturación.

• Por su naturaleza,tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la cas matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz.

Aspectos financieros:

Generan costos variables en menor proporción que los agentes, lo caual se debe a que no pagan comisiones por ventas.

Los costos fijos son más elevados por la inversión en infraestructura. Debido a que el total de la inversión es aportada por la casa matriz, los costos fijos con que opera son más elevados, lo que ocasiona un mayor apalancamiento operativo que gener un mayor potencial de riesgo a bajos volúmenes de venta. A volúmenes altos el rendimiento se incrementa rápidamente.

La estructura financiera que presenta la empresa vista como un todo es mayor y más firme. Debido al monto de la inversión requerida, la empresa tendrá más activos y, según el financiamiento de los mismos, pondrá presentar mayor firmeza financiera.

Control de puntos de venta. El trato con los clientes es directo, es decir, sin intermediarios, por lo que es más fácil detectar necesidades y evaluar el grado de satisfacción de los mismos.

Debido a los menores costos fiijos es posible que el margen de utilidad sobre las ventas sea más elevado que cuando se vende a través de agentes. Sin embargo,el margen de rendimiento sobe la inversión puede no ser tan elevado debido a la mayor inversión en activos fijos.

Las sucursales pueden ser:

• Locales

• Foráneas

Sucursales Locales:

Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difícil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o dificultadad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad.

Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercanía, es posible centralizar diariamente en la casa matriz la información generada por cada una de ellas así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancías vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar

cuentas de cheques.

Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido aque envita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios, además, permite un manejo más eficiente de los recursos financieros de la empresa.

Es posible que la casa matriz desee llevar el control de las operaciones de la sucursal local como táctica para reducir costos administrativos. En ocasiones y principalmente motivado por el tamaño que pueden llegar a alcanzar las sucursales locales, la casa matriz puede decidir descentralizar el control administrativo de las sucursales mediante la delegación de algunas funciones administrativas en cada una de ellas. De esta manera, el funcionamiento de las sucursales puede ser mucho más ágil y responder a las oportunidades ya los retos del entorno en el que efectúa su actividad.

En el caso de la administración de la casa matriz decida controlar e integrar a su sistema contable y administrativo directamente los aspectos de operación y financieros de cada sucursal, por lo menos debe controlar los siguientes elementos:

• Mercancías en existencia.

• Utilidades o pérdidas generadas.

• Otros elementos que considere necesarios.

Para llevar este control, la casa matriz puede establecer cuentas especiales y registros auxiliares para el registro de las ventas, costos y gastos originados por el funcionamiento de cada sucursal.

En la mayoría de los casos, la existencia de mercancías debe ser evaluada al costo más los gastos incurridos para el traslado de las mismas sucursal, ya que desde el punto de vista, la sucursal equivale a un almacén e3 la casa matriz.

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