Segunda Semana

ORGANIGRAMA COMPAÑÍA MODERNA LTDA

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE CAJA GENERAL

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja general así como fomentar la eficiencia de operaciones.

Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de la cuenta de Caja general, cuyo cumplimiento deben vigilarse, son.

• Se debe nombrar un encargado de caja general.

• Las funciones de custodia y manejo de efectivo deben ser ejecutadas por personas independientes de las que realizan las funciones de revisión, registro y control del mismo.

• Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.

• Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta en secuencia numérica y usados en orden.

• La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingreso debe ser controlada por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.

• Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar el siguiente día laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una copia.

• Los ingresos y depósitos deben ser registrados por una persona independiente de las labores de manejo de efectivo ingresado.

• El cajero debe llevar diariamente un formulario de recepción de efectivo donde conste el número del recibo fecha y monto recibido.

• Se debe preparar para cada departamento dentro de la organización, un presupuesto de las entradas, de los pagos y de las salidas de efectivo.

• Preparar un listado de control de las entradas de efectivo en el, momento y en el lugar en donde se recibe el dinero.

• Realizar todos los pagos en cheques.

• Exigir que la validez y el valor de cada gasto se verifiquen antes de su pago mediante el giro de un cheque.

• Separar la función de aprobación de los gastos de la función de firma de cheques.

• Efectuar rápidamente la conciliación de los extractos bancarios.

• Separar los fondos provenientes de cobros a los destinados a pagos.

• Controlar todos los cheques anulados.

• Se debe tener cheques que sean firmados por dos personas o más.

• Se deben realizar arqueos sorpresivos.

• Rotación del personal que interviene en el manejo de fondos.

• No se debe usar dinero de la caja general para gastos no autorizados.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE CAJA MENOR

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja menor así como fomentar la eficiencia de operaciones.

Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de la cuenta de Caja menor, cuyo cumplimiento deben vigilarse, son.

• Se debe nombrar un custodio o responsable de los fondos de Caja menor.

• Los fondos de caja menor deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto.

• Los desembolsos de caja menor no deberán exceder el 10% del monto total del fondo.

• Los pagos por caja menor se realizaran mediante volantes prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrada de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidara con los comprobantes.

• Los recibos de caja menor deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero.

• Los recibos provisionales no podrán permanecer más de tres días en caja.

• Debe anexarse a los recibos definitivos de caja menor toda la documentación justificativa por los pagos efectuados.

• La documentación justificativa de los pagos por caja menor deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripción “Pagado” y la fecha de desembolso.

• Esta prohibido el pago de sueldos del fondo de caja menor.

• Para la reposición del fondo de caja menor debe haberse consumido el 60% del monto total o según lo dictaminen las políticas de la empresa.

• Esta prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja menor.

• El fondo de caja menor debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la institución, y el custodio, no debe tener acceso al efectivo recibido de clientes u otro deposito.

• Los volantes de caja menor deben ser autorizados por el funcionario del área donde se solicite el desembolso y por el encargado del área financiera.

• No se permitirá el manejo de dos fondos de caja por una sola persona.

• Cualquier cambio en el monto de caja debe realizarse mediante una comunicación del empleado de mayor jerarquía.

• Las políticas para el manejo adecuado de caja menor deben ser entregados por escrito.

• Las Facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolso.

• El encargado no debe tener acceso a los registros de contabilidad mucho menos con aquellos referentes al efectivo.

• El fondo de caja menor debe ser arqueado esporádicamente y sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.

• El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes que se reponen.

PROCEDIMIENTOS

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