Sistema Centralizador

INTRODUCCION

El sistema estudiado hasta este momento: Sistema Jornalizador tenía como característica básica que todas las operaciones se asentaban día a día en el Libro Diario vale decir que éste era el Libro no sólo más importante sino fundamental en la Contabilidad de la Empresa ya que en él se encontraba el detalle de todas las operaciones registradas cronológicamente.

Este sistema de Contabilidad en el cual cada operación da lugar a un asiento de Diario y a su correspondiente traspaso al Mayor debido al gran número de operaciones que encierra resulta en la práctica muy engorroso cuando se trata de sistemas de Contabilidad manual no así en sistemas mecanizados en los cuales las operaciones se registran en un comprobante "voucher" que en sí constituye un asiento de Diario contabilizarían que automáticamente a su vez queda registrada en el Libro Mayor.

Para solucionar el problema que se presenta en los sistemas manuales y simplificar el aspecto contable permitiendo que intervengan en el desarrollo de él en forma simultánea varias personas se usa el sistema denominado "Sistema Centralizador" cuya característica básica es la de asentar las operaciones cronológicamente en Libros Auxiliares los que al final del mes se resumen y centralizan en un asiento de Diario.

Con este procedimiento la información básica que debe proporcionar la Contabilidad se encuentra en los Libros Auxiliares en los cuales van los detalles y pormenores de las operaciones en tanto que el Libro Diario se reduce a un resumen mensual de las operaciones realizadas en ese período de tiempo.

Los Libros Auxiliares que se utilizan en este sistema varían según la naturaleza de la Empresa debiéndose llevar un libro por cada una de las principales operaciones a realizar. Así por ejemplo en una Empresa se llevaré un Libro Caja para registrar el movimiento de fondos de la Empresa; un Libro Compras para registrar las diferentes compras que se efectúen; un Libro Ventas para el movimiento de mercaderías vendidas, etc.

La primera disposición legal que hace referencia a los Libros Auxiliares se encuentra en el Art. 28 del Código de Comercio que dice: "Llevándose Libro Caja y de Facturas puede omitirse en el Diario el asiento detallado tanto de las cantidades que entraren como las compras ventas y remesas de mercadería que el comerciante hiciere".

Posteriormente el Código Tributario no solo permite el uso de estos Libros Auxiliares sino que establece la posibilidad de que algunos de ellos tengan el carácter de obligatorios y en el Art. 17. dice: "sin perjuicio de los Libros de Contabilidad exigidos por la ley los comerciantes deberán llevar los libros adicionales o auxiliares que exija la Dirección General de Impuestos Internos de acuerdo con las normas que dicte para el mejor cumplimiento o fiscalización de las obligaciones tributarias".

Los Libros Auxiliares que actualmente tienen el carácter legal son los siguientes:

 LIBRO VENTAS

Establecido en el Art. 40 de la Ley 12.120 (Ley de Compraventas) con la finalidad de registrar las ventas que efectúa la Empresa separadas de acuerdo a la tasa de impuestos a las compraventas a que se encuentran afectas.

LIBRO DE VENTAS

Fecha Cuenta Cliente Rut Neto IVA Total

10/06 Clientes The One Ltda. 78.582.390-K 3.000.000 570.000 3.570.000

12/06 Clientes Chimbombo Ltda. 98.800.570-0 1.500.000 285.000 1.785.000

TOTALES 4.500.000 855.000 5.355.000

 LIBRO COMPRAS

Establecido en la Circular N°35.de fecha 15 de Abril de 1957 de la Dirección General de Impuestos Internos Como una aplicación del Art. 25 del Decreto Reglamentario 6964 que reglamenta ley 12.120 y con la misma finalidad indicada en el Libro de Ventas.

LIBRO DE COMPRAS

Fecha Cuenta Proveedor Rut Neto IVA Total

10/06 Mercaderías Cotito Ltda. 69.269.369-9 3.000.000 570.000 3.570.000

12/06 Gastos Bancarios BCI 97.006.000-6 12.500 2.375 14.875

TOTALES 3.012.500 572.375 3.584.875

 LIBRO DE REMUNERACIONES

Establecido por el Art. 98 de la Ley 16.840 de fecha 24 de Mayo de 1968 y Reglamentado por Decreto fecha 05 de Septiembre de 1969 Su objetivo es controlar la parte impositiva de las remuneraciones del personal de la Empresa y deben registrarse en el los sueldos, salarios y otros sistemas de remuneraciones que la Empresa tenga con su personal.

Fuera de los libros que son obligatorios legalmente y con una finalidad de control tributario la Empresa puede llevar todos los Libros Auxiliares que considere necesarios para su correcta y oportuna información debiendo previamente cumplir con las disposiciones legales ya indicadas en referencia a la Ley de Timbres, Estampillas y Papel Sellado.

En la práctica las Empresas procuran coordinar el uso de los diferentes Libros Auxiliares de modo que un mismo libro pueda simultáneamente proporcionar la información contable que la Empresa requiera y cumplir con las obligaciones tributarias para cuya fiscalización fue establecido.

De lo anteriormente expuesto se deduce que los Libros Auxiliares que llevan a las empresas se pueden dividir en tres grupos en cuanto a su objetivo:

 AUXILIARES CONTABLES

Son aquellos Libros Auxiliares que la empresa lleva por considerarlos necesarios para su correcta y oportuna información y control (libros Ventas-Kardex Existencia etc.)

Pueden ser Auxiliares del Libro Diario y en ese caso se centralizan en este mensualmente o bien Auxiliares del Libro Mayor y en ese caso constituyes un análisis de algunas cuentas de este sin ser centralizados en otro libro.

 AUXILIARES TRIBUTARIOS

Son aquellos libros que la Empresa debe llevar para cumplir con una disposición legal Aun cuando en algunos casos no sean de ninguna utilidad contable.

 AUXILIARES EXTRACONTABLES

Son aquellos que la Empresa lleva para obtener una determinada información sin que su movimiento sea resumido o centralizado en otro libro o registro contable estos libros dado su carácter de extra contables no deben cumplir con las disposiciones de timbraje ya señaladas (Libro de Vencimientos de Letras).

 LIBRO CAJA

De uso establecido en el Art. 28 del Código de Comercio para registrar en cualquiera de sus diseños los ingresos y egresos de fondos de la Empresa. Es uno de los Libros Auxiliares más importantes tiene como finalidad primordial el registrar y controlar el movimiento de fondos en la Empresa sea en efectivo, en cheque y el movimiento bancario en general.

El Libro Caja puede tener diversos formatos y los más conocidos que en cierto modo representan la evolución que ha tenido este registro son: Caja Clásica, Caja Tabular, Caja Americana, Caja Diaria etc.

 CAJA TABULAR

Se le llama también Caja Tabulada o Columnal, representa una forma más racional de registrar el movimiento de fondos solucionando en gran parte las dificultades que presenta la Caja Clásica.

El principio general para la anotación de las operaciones es el mismo visto para la Caja Clásica es decir al Debe se registran los ingresos de fondos y al Haber los egresos. El Debe y el Haber están subdivididos en columnas que representan las cuentas que intervienen en la entrada y salida de fondos en esta forma junto con la ordenación cronológica se efectúa la clasificación por cuentas determinándose al final del mes mediante la suma de ellas el monto de la procedencia de los fondos y el empleo de los mismos como resulta generalmente imposible destinar una columna para cada cuenta que puede dar origen a entradas o salidas de fondos se reserva una columna para las de menor movimiento que se deberá analizar al final del mes para contar con los datos necesarios para los asientos globales en el Libro Diario.

Este sistema de Libro Caja presenta dos variedades:

La primera consiste en un Libro Columnal de foliación doble en que los ingresos y egresos se registran en la forma antes indicada.

La segunda consiste en dos libros totalmente independientes denominados Libro de Ingresos y Libro de Egresos ambos naturalmente tabulados y que sirven para registrar respectivamente estas operaciones. Esta segunda variedad es aconsejable cuando el número de operaciones es muy numeroso lo que permite que dos personas trabajen simultáneamente o cuando el número de cuentas impiden el uso de un solo libro.

Fecha Detalle Comp. Clientes Banco Varios Fecha Detalle Compro. proveedores Banco Varios

Folio Detalle Caja Banco Varios

Debe Debe Cuenta

Folio Detalle Caja Banco Varios

Haber Haber Cuenta

 LIBRO CAJA AMERICANO

Se le llama también de "Columnas Dobles".

Con el fin de reducir el doble movimiento de entradas y salidas simultáneas de fondos que se producen en los sistemas vistos anteriormente, se ha creado este sistema cuya característica esencial es la de constar de diferentes columnas destinadas a las cuentas que intervienen en el movimiento de fondos cada una de ellas está subdividida en Debe y Haber de este modo en cada operación que se registra se cargan y abonan las cuentas respectivas

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