Sistema cronológico
Enviado por Yeslin16 • 2 de Abril de 2017 • Apuntes • 390 Palabras (2 Páginas) • 925 Visitas
SISTEMA CRONOLÓGICO
es aquel sistema que usa como criterio la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por años o meses.
Primero sé ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día.
Características
Mediante este sistema podemos clasificarlos documentos en función de la fecha (emisión, expedición), ubicando estos en orden cronológico.
Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores, que suelen archivarse en carpetas por años.
Pasos para organizar cronológicamente
Este sistema es muy eficaz ya que nos puede ayudar a planear actividades diarias como citas, conferencias, compromisos, etc.
En esta ordenación lo más importante es la fecha de los documentos que se envían o reciben,fechas importantes, fechas de vencimiento de documentos, por pagar o cobrar, recordatorios de asuntos pendientes del ejecutivo, actas de los acuerdos tomados en una junta, entre otras.
Cualquiera delos documentos anteriores se ordena de acuerdo con el año, el mes y el día.
Los documentos más recientes, deben aparecer al frente.
Se hace una copia de todos los documentos generados, y el archivó tiene una vigencia de un año, este archivo se aguarda por separado de los demás archivos y es temporal.
ORDENACIÓN
La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
Para su uso efectivo se recomienda:
• Usar guías de primera posición rotulada por año
• Usar guía de posición con el nombre del mes
• Usar guías de Teresa posición con rótulos del abecedario
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