Sistema

¿Qué es un Sistema?

Un sistema es un plan práctico y completo (usando datos) para generar, coordinar y controlar las actividades de una organización. Aunque es concebible que un individuo tenga un "sistema" al estar trabajando solo, es preferible abstenerse de usar la palabra sistema para describir un trabajo unipersonal. Un sistema puede planearse o simplemente crecer a partir de alguna necesidad, la gente con su inevitable sentido común puede desarrollar un sistema, aunque nadie lo haya planeado, no necesariamente será la mejor manera de alcanzar un objetivo, pero el sistema podría funcionar. No obstante lo anterior, los sistemas que no son planeados tienen muy pocas posibilidades de cumplir aun alto grado las expectativas de una organización.

Así pues, si vemos el sistema como un plan (un plan para hacer el trabajo), éste debe incluir todos los elementos de planeación y coordinación para llegar a su ejecución a un nivel de perfeccionamiento. Debe incluir el elemento humano, con sus habilidades, idiosincrasias y características personales, políticas (expresas y/o tácitas), el elemento físico, como el equipo de oficina, maquinaria, espacio físico y el elemento de información, los canales adecuados de comunicación, reportes y la automatización como el más importante de los vínculos que transportan información.

Como se podrá observar, un sistema no es forzosamente un desarrollo en un plan automatizado, es un número de rutinas que se envuelven en procedimientos y el conjunto de estas acciones da el matiz al "sistema".

No confundamos a un sistema con un procedimiento, al usar estos indistintamente como anotamos líneas arriba; un procedimiento es una parte del sistema, esto mismo al hacerse general es un reflejo escrito del "sistema invisible", pero tengamos muy presente que sólo el sistema es el todo.

Sistemas Vs. Utilidad

Por lo tanto, un sistema es un elemento muy valioso para cualquier organización; puede no proporcionar directamente una utilidad como tal, pero en cualquier organización que debe organizarse para sobrevivir y prosperar, es el sistema el que proporciona los instrumentos con los que las organizaciones pueden tomar las decisiones acertadas y dirigir la acción hacia el éxito.

Algunas veces escuchamos el término de "sistemas", cuando la gente se refiere a aquellos que se procesan a través de una computadora, pero esa gente está equivocada, pues no comprenden el verdadero concepto de "sistemas". El enfoque de sistema automatizado es apenas una pequeña parte de un todo que es el sistema. Siendo que si un sistema fuera sinónimo de computadora, esto implicaría que muchas organizaciones que pueden carecer de ellos no podrían tener sistemas.

Pero dado que actualmente existe internet, y que la mayoría de los lectores de estas líneas tienen computadora, trataremos el enfoque sistémico desde un ambiente automatizado.

Sistemas automatizados

Hemos mencionado que existen sistemas planeados y naturales, y que ambos podrían funcionar, pero hay una gran diferencia en el grado de esfuerzo para que éstos lleguen

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