Solicitud, Oficio Acta, Memorando, Informe

Solicitud

Definiciones:

La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.

La solicitud inicia el trámite de una acción no contenciosa. Puede ser entregada personalmente por el interesado, por intermedio de otra persona o remitida vía fax o por correo, en este último caso, como “correspondencia certificada”. Al enviarse por correo, debe ser depositada antes del vencimiento del plazo establecido para su presentación. Si la solicitud llega a su destino después del plazo fijado para su entrega, se toma en cuenta como si hubiera sido presentada la fecha de su depósito en el correo, lo que se prueba con el respectivo comprobante de recepción del correo o su certificación..

Por lo general, una solicitud (o instancia) es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo.

La solicitud establece relación entre el solicitante o los solicitantes y la autoridad a quien está dirigida (destinatario).

El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con derechos y responsabilidades individuales, al margen del cargo que podría desempeñar en la institución o fuera de ella.

PARTES DE UNA SOLICITUD:

La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar y son:

1.-Sumilla: Es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el contenido de la solicitud.

Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanación

SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año “A” (…)

2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe escribirse después de la sumilla y todo en mayúscula.

Ejemplos: señor director del colegio…

3.-Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad

Ejemplo: Señor Director (SD)

Señor Alcalde (SA)

4. Presentación del solicitante: datos o referencias personales, tales como

Nombres y apellidos completos, Ciudadanía, Edad DNI (documento nacional de identidad)e) domicilio. En esta parte termina con una expresión de cortesía.

Ejemplo:

Patricia Gonzales Pacheco, peruana, de 23 años de edad, con DNI N° 26639848, domiciliada en el Jr. Alfonso Ugarte N° 298, Cajamarca, a usted con toda consideración expongo lo siguiente:

5.-El texto, cuerpo o petición: Es el asunto argumentativo que consta de dos partes:

a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los dispositivos legales vigentes por los que se solicita.

b) La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los documentos requeridos para tal efecto.

Esta parte comprende:

La argumentación: en la que se consignan los fundamentos de la petición y se hace referencia, si es necesario, a las disposiciones legales o reglamentarias que la amparan.

La petición en sí: que se efectúa en función de los argumentos y de las disposiciones legales o reglamentarias indicadas.

Debe evitarse iniciar el cuerpo de la solicitud con la palabra “que” seguida de un gerundio. Por lo tanto, no debe escribirse: “Que deseando…”, “Que teniendo…”, “Que Siendo…”, etc. En su lugar debe escribirse: “Que deseo…”, “Que tengo…”, “Que es…”.

Si la argumentación es simple, el cuerpo puede estar constituido de un solo párrafo.

a) La Conclusión: equivale a la despedida. Se estila utilizar expresiones como las siguientes:

 Es justicia

 Es justicia que espero alcanzar.

Por tanto:

Suplico a usted, señor director, acceder a los solicitado.

Si la petición esta dirigida a obtener un favor particular se recomienda utilizar la expresión:

Es gracia que espero alcanzar.

ESTRUCTURA

A) Encabezamiento. Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y datos opcionales (profesión, centro de trabajo, etc.).

B) Exposición de motivos: Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de manera sistemática y esquemática; se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que esté basada la solicitud.

Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresión "por ello". Si es el caso, se hará referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que acredito con la documentación anexa", seguida de la relación de documentos incorporados a la solicitud..

El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (yo), en tercera persona y el del receptor, la segunda persona del plural (os) o bien una fórmula impersonal. En ocasiones, cuando la instancia va dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a la misma (V.E., V.M.E., V.I., etc.)

C) Petición o exposición de la solicitud. Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjunción que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien SOLICITO: Que se acepte esta petición de....

D) La despedida debe indicar:

Fecha: lugar, día, mes y año

Firma de quien presenta la instancia

Nombre del organismo, institución, unidad o autoridad a quien se dirige la instancia; estos nombres deben ir escritos todos en mayúsculas.

MODELO:

SOLICITO JUSTIFICACIÓN DE INASISTENCIA

SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO NACIONAL “REPUBLICA DEL PERÚ”

CARLOS GUTIÉRREZ MONTES DE OCA, identificado con DNI N° 43521165, con domicilio legal en la calle Túpac Amaru. Mz A Lt 14 de esta ciudad y padre del alumno del cuarto grado de estudios secundarios de este prestigioso plantel, Roberto Carlos Gutiérrez Neyra, a usted manifiesto.

Que por recomendación médica me he visto en la necesidad de trasladar a mi mencionado hijo a la cuidad de Chiclayo, en donde fue sometido a un nuevo control médico, conducente a determinar el grado de recuperación de los problemas de salud que lamentablemente confrontó con anterioridad y así evitar riesgos posteriores.

Por lo manifestado, solicito a usted, señor director, tenga a bien disponer lo necesario, para que se otorgue a mi menor hijo la oportunidad de cumplir con las actividades academias realizadas en el periodo de su ausencia, comprendido del 2 al 8 del corriente.

POR LO EXPUESTO:

Es justicia que espero alcanzar

Tumbes, 09 de Junio de 2009

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Firma

Oficio

Redacción:

Oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:- tratar un solo tema por comunicación; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar tratamiento respetuoso y cortés; redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular oplural; emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Definición:

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Es el documento de más uso entre autoridades, funcionario o representantes de instituciones y privadas. Al interno de una institución se cursan entres revisores con rango jerárquico. No debe ser utilizado por personas naturales, aunque una autoridad o funcionario si puede dirigirse con oficio a una persona natural.

Características:

1. El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.

2. El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.

3. Debajo del membrete se coloca el número de oficio.

4. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.

5. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.

6. Trata un solo asunto.

7. Se escribe siempre a máquina.

8. Se extiende en original y duplicado.

Estructura:

1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y

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