Tecnicas De Archivo

Sub Proyecto: Asistencia Técnica y Capacitación para el Desarrollo Empresarial y Técnico de AMALAR

TECNICAS DE ARCHIVO

CONCEPTO

El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los

documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y

protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.

Los documentos son colocados en un mismo orden debidamente clasificados, toda la

correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a

la vez facilitar su localización y manejo.

Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.

IMPORTANCIA

Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. Solo se

guarda los documentos importantes.

FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

Un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser

localizados con prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir

dónde guardar un documento, sólo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto es

necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta

manera poder archivar todos los documentos adecuadamente.

CONSERVACIÓN

Archivo Inactivo.- Guardado por varios años

Archivo Central.- Sótano, guardado de documentos de años atrás

Archivo Activo.- Documentos actuales.

MUEBLES DE ARCHIVO MÁS CONOCIDOS

El archivador horizontal.- Es el uso de gaveta para fines de archivo. Consiste en

colocar los papeles en posición horizontal, uno encima de otros sin doblarlos.

El archivar lateral.- En este método los documentos se apoyan sobre uno de los lados

del archivador (estante), en este se va colocando uno junto al otro como los libros de

una biblioteca y el título del documento debe de anotarse en el lomo. Este método es

adecuado para archivar libros, archivadores de palanca, discos, etc.

El archivador vertical.- En este método los documentos se apoyan en forma vertical

en bolsas colgantes uno detrás de otro y por lo general se archivan en carpetas (file).

Consiste en juntar todo la información referente a un individuo, empresa, lugar o

asunto. Este método prevee mayor apariencia, mayor visibilidad, mayor exactitud y

facilidad para archivar o encontrar documentos así mismo ocupa menos espacio.

Sub Proyecto: Asistencia Técnica y Capacitación para el Desarrollo Empresarial y Técnico de AMALAR

TIPOS DE ARCHIVO

Archivo activo.-

Este tipo de archivo esta formado por los documentos del año en curso, los documentos

que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años

anteriores que mantengan su vigencia y sena de consulta frecuente.

Archivo semi-activo.-

Está formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de

consulta aunque no frecuente.

Archivo pasivo.-

Está formado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se

encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental,

informativo o histórico que por su importancia pueden tener empleo en lo

administrativo.

SISTEMA DE ARCHIVOS

1. Sistema alfabético.- Viene a hacer la asociación de letras desde la “A” hasta la “Z”.

Ejemplo: EXSA, FAMESA

2. Sistema numérico.- Viene a hacer la asociación de números, se ubica por los

primeros ejemplo:

- Factura Nº 159

- Factura Nº 160

3. Sistema Geográfico.- Se halla mediante el Distrito, departamento, ciudad, etc.

Arequipa / Cesar Tarazona

Lima / Juan Palomino

4. Sistema por asunto.- Se lleva el control de los materiales para poder trabajar,

ejemplo: Pólizas, Adelantos, Letras.

TRANSFERENCIA Y ELEMINACIÓN DE ARCHIVOS

Los archivos periódicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la

transferencia o eliminación de archivos y conservar únicamente los que pueden ser

necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento.

La transferencia regular de documentos inactivos da

...