Tecnicas de organización de Archivos de gestión

Técnicas de Organización de Archivos de gestión

Stefanny Lizeth Bautista Guepe

Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA

2700085: Organización de Archivos de Gestión

Linda Priscila Cervera Diaz

1. E FEBRERO DEL 2023

1.Consulte cual es la función del AGN

        Como una de sus funciones se encuentra “Ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos regulados por la ley.”

(DIAN, 2023)

2.Defina que es un archivo de gestión, que es archivo Central y Archivo histórico

        La gestión de archivos se encarga de mantener y organizar los documentos activos, desde su creación o recepción hasta su eliminación o transferencia.

Los Archivos Centrales son aquellos que custodian y gestionan la documentación producida o reunida por varias unidades productoras una vez que haya perdido su vigencia administrativa y su consulta sea menos frecuente.

Es una colección organizada de documentos transferidos al Archivo de Preservación Permanente desde el Archivo Central y conservados por su valor.

3.Consulte cual es el objetivo del acuerdo 042 de 2002.

        Según los artículos 8 y 9 de la Ley N° 594 de 2000, las estructuras estatales de los distintos niveles de las organizaciones administrativas, territoriales y de servicios, así como los particulares que ejercen funciones públicas, determinan las normas de organización y gestión de archivos.

(Archivo general de la nación de Colombia, 2023)

4.Mediante un diagrama de llaves, resuma el articulo número 4 del acuerdo 042.

        [pic 1]

[pic 2]

5.Porque considera usted Importante Tener la TRD Cuando se inicia la Organización del Archivo

        Regulan la transmisión de documentos en varias etapas del documento. Las tablas de retención de documentos son una importante herramienta de archivo para el correcto desarrollo de los programas de gestión documental.

6.Describa los pasos para Clasificar los documentos.

        Simplificando mucho, clasificar un archivo significa agruparlo según conceptos o temas específicos; y el orden del archivo quiere mencionar el establecimiento de una secuencia cronológica, alfabética o numérica en cada conjunto y su ubicación física en el espacio.

7.Resuma el paso Numero 3 Confrontar los documentos con la TRD

        Paso 3. Compare documentos con la tabla de almacenamiento de documentos. Efectuar el cotejo físico de las series y subseries correspondientes según el principio de origen indicado en el formulario de conservación de documentos.

1. Comenzar a clasificar los archivos: Dado que el contenido de los archivos corresponde a la serie o subserie documental registrada en la tabla de almacenamiento del archivo.

2. Realizar resolución de problemas: consiste en eliminar archivos que no corresponden a los episodios o subepisodios creados que no están archivados Archivos de carpetas en borradores que ya se han enviado o Fotocopias, manuscritos informales, recortes de prensa, formularios, formularios, fotocopias legales y documentos de cualquier clase no expedidos por la organización o incompatibles con sus funciones, sobres postales no probatorios, documentos personales, documentos no firmados y facsímiles.

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