Examen de Técnicas de Archivo

EXAMEN DE TECNICAS DE ARCHIVO

Nombre:  _______________________________________    Fecha:  __________________

Puntaje:  __________________    Nota:  _________________

I        Responda Verdadero (V) o Falso (F) a las siguientes aseveraciones:

1. _____ El kardex es un mobiliario de archivo que protege los documentos del polvo y la. humedad
2. _____ El anaquel también protege los documentos del polvo y la humedad.
3. _____ Para las carpetas colgantes se precisa tener un kardex con gavetas profundas.
4. _____ Las pestañas son propias de las carpetas colgantes.
5. _____ El anaquel es un estante para guardar libros, carpetas, documentos, etc.
6. _____ El sistema centralizado de archivo reúne todos los documentos que circulan solamente en la oficina.
7. _____ El sistema descentralizado reúne todos los documentos que circulan en toda la empresa.
8. _____ El archivo activo contiene documentos que se consultan con frecuencia.
9. _____  Los documentos que provienen de fuente externa son aquellos que son emitidos por nuestra empresa.
10. _____  Reunir, asegurar la conservación y la máxima rapidez son los objetivos básicos del archivo.
11. _____  Un archivo no necesita ser preciso.
12. _____  Un archivo necesita ser asequible.
13. _____ Las invitaciones y las tarjetas de saludo corresponden a documentos no esenciales.
14. _____  Los documentos vitales permanecen siempre en el archivo.
15. _____  El acta de reuniones del directorio, las escrituras y los títulos de propiedad son documentos vitales para la empresa.
16. _____ Un tipo  de archivo actual es un disquete.
17. _____  En un computador no se puede archivar alfabéticamente.
18. _____ Las etapas del proceso de archivo son:  inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar.
19. _____  Codificar es decidir bajo que título se archivará el documento.
20. _____  La referencia cruzada es un sistema de clasificación de archivo.

II        Coloque el número de la palabra o término que corresponde a cada definición:

1. Kardex        
2. Pestaña
3. Archivo numérico
4. Archivar
5. Archivo alfabético
6. Referencia cruzada
7. Archivo por asunto o materia
8. Solicitud de préstamo
9. Archivo cronológico
10. Archivo geográfico

______ Sistema de clasificación de archivo que se basa en la ordenación alfabética de nombres.

______ Proceso de guardar los documentos.

______ Sistema de clasificación de archivo que se basa en el asunto que trata.

______ Mueble para archivar documentos.

______ Sistema de clasificación de archivo que se basa en la fecha de emisión.

______ Formulario utilizado para solicitar documentos del archivo.

______ Sistema de clasificación de archivo que se basa en el lugar de procedencia del documento.

______ Anotación que señala que el documento buscado está archivado bajo otro título.

______ Sistema de clasificación de archivo que se basa en números.

______ Parte que sobresale de una guía o carpeta.

III        Ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Roberto Pinto Miranda.
2. Claudia Arredondo Pinto.
3. Jorge Andrés Pinto Arredondo.
4. Camilo Torres Silva.
5. Claudio Silva Tapia.
6. Ana María Barrera Lagos.
7. María Luisa González Pérez.
8. Omar Silva Toro.
9. Antonio Donoso Correa.
10. Carlos Contreras Pinto.
11. Daniel Silva Alarcón.
12. Carolina Alarcón Parra.
13. Manuel Mardones Muñoz.
14. Silvia Alarcón Leyton.
15. Luis Germán González U.
16. Leonardo Núñez Tapia.
17. Gabriel González Videla.
18. Mario Soto L.
19. Sandra Vargas Soto.
20. Mauricio Correa Donoso.

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